¿Por qué algunos despachos de abogados ignoran las medidas de seguridad de la información con la que trabajan? ¿Por qué deberían protegerla? ¿Cuáles son sus beneficios?

La abogacía no es un sector libre de incidentes de ciberseguridad. Al contrario, es un área en la que las exigencias de seguridad y protección están transformando su ejercicio. Los beneficios de proteger los datos en tu despacho de abogados no se pueden obviar. Las exigencias de seguridad están ocurriendo porque la organización y el funcionamiento de los despachos de abogados se han modificado, pero también de los abogados y juristas en su condición de usuarios de internet. De esta forma, la seguridad va generando diferentes necesidades en función de la digitalización de la justicia, y otros efectos propios de los avances tecnológicos.

¿Cuáles son los beneficios de una protección de datos adecuada?

Proteger los datos de nuestro despacho de abogados ya no es una opción, sino una obligación. Se trata de un tema que, cada vez, está tomando más importancia. En el panorama actual, debemos ser conscientes de que los datos personales, como los de nuestros clientes y proveedores, que pasan por los equipos de nuestros despachos, no nos pertenecen. Por ello, los abogados tienen bajo la manga la responsabilidad de hacer un uso adecuado de estos. Una mala protección de datos puede puede ser sancionada. La protección de datos está haciendo, además, que los despachos que las llevan a cabo experimenten diversos beneficios:

Garantizar la calidad de su servicio. Hay que asegurarse de que los datos con los que trabajas en tu despacho de abogados están protegidos, lo que contribuye a generar un servicio de calidad.
Fidelización de la confianza depositada por los clientes. Mantener los datos protegidos en tu despacho de abogados hará que los clientes confíen en tu servicio, es decir, se sientan seguros.
Credibilidad empresarial. Como empresa, un despacho de abogados que mantiene los niveles de seguridad adecuados conforme a los datos que maneja, aumenta su credibilidad.
Buena imagen corporativa. Mantener la protección y seguridad de los datos en los despachos de abogados contribuye a proyectar una buena imagen tanto de la empresa, en general, como de sus trabajadores, en particular, pues están cumpliendo con lo que establece la normativa que lo sustenta: Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).
Evitan sanciones por parte de los organismos relativos a la Transparencia, el Acceso a la Información y la Protección de Datos Personales. En función de la naturaleza de los derechos que tienen los afectados, así como de los beneficios obtenidos y otros factores, la LOPD llevará a cabo sanciones que pueden abarcar hasta los 601.012 €, si se trata de negligencias muy graves. Algunos ejemplos podrían ser: la creación de ficheros para almacenar datos que revelan información protegida, la cesión de los datos cuando no está permitido, y no atender sistemáticamente las solicitudes de cancelación o rectificación de estos.
Evitar la pérdida de información sensible y las consecuencias que ello conlleva. Las fugas de información, así como las brechas de seguridad, pueden provocar grandes daños: perder activos, la confianza de los clientes, difamación de la empresa, pérdida de la reputación, caída en los mercados de valores, e incluso el cierre del propio despacho de abogados. Proteger los datos puede evitar todos estos daños.
Permite establecer mejoras en la seguridad del despacho de abogados. Si contamos con los sistemas de seguridad adecuados, siempre podremos ir mejorando y reforzando dicha seguridad.
La protección de datos no solo implica mantener seguros a los clientes, proveedores, etc., sino, también, al propio despacho. Esta es una manera de velar por el futuro del negocio.
El establecimiento de la LOPD hace que solamente las personas autorizadas tengan conocimiento de los datos personales del despacho, lo que evita que todos los empleados del mismo tengan que estar al tanto de estos, así como evitar su caída en manos de terceros. De esta forma, también se ahorra tiempo.
El buen ejercicio, producto de la protección de datos de los clientes, permite establecer relaciones perdurables en el tiempo con los mismos, así como convertir a estos en promotores de tu despacho de abogados.

Acabamos de mencionar diez de los beneficios más importantes que están experimentando los despachos de abogados que apuestan por una protección de datos segura. Se trata de diez razones suficientes por las que se debe trabajar en ello y, mejor aún, están a nuestro alcance. Muchos profesionales tecnológicos trabajan, día a día, para desarrollar sistemas capaces de proteger nuestros ficheros de una manera rápida, fácil, eficaz y segura.

¿Qué hacer para lograr estos beneficios?

La primera respuesta, más fácil y sencilla, que se nos puede venir a la mente es: “proteger los datos”. Sí, así es. Pero ¿en qué fundamentos se encuentra sustentada dicha protección? A continuación, hablaremos del respeto de tres principios básicos necesarios para llevar a cabo un cuidado de los datos óptimo:

Confidencialidad. Garantiza su accesibilidad únicamente a las personas autorizadas para tener acceso a la información.
Integridad. Implica que los datos sean correctos y estén libres de cualquier modificación y error contribuyendo a su originalidad.
Disponibilidad. La información debe estar disponible para el personal autorizado siempre que sea necesario.

El respeto de estos tres principios contribuye a generar una protección de datos exitosa, además de ser el principal camino para obtener los beneficios mencionados anteriormente.

¿Qué factores intervienen en una protección de datos adecuada?

El alma que da vida a la protección de datos en un despacho de abogados es la propia empresa. Son sus trabajadores, así como los responsables, quienes deben dar comienzo a su funcionamiento. Por ello, los factores que contribuyen a que esta sea eficaz y, como consecuencia, a obtener determinados beneficios, son los siguientes:

Comprender cuáles son tus riesgos y gestionarlos. Los despachos de abogados deben seleccionar el nivel de riesgo que están dispuestos a afrontar. Por ello, es importante crear una política de seguridad, revisarla cada cierto tiempo, y procurar que describa claramente lo que están dispuesto a hacer para gestionar los riesgos.
Gestión de acceso a sistemas. Es imprescindible utilizar contraseñas y nombres de usuario seguros e individuales, asegurarse de los accesos que tiene cada miembro del despacho, etc.
Actualización de sistemas. Hay que estar al tanto de cuáles son los equipos y las instalaciones que tienes en el despacho de abogados, así como revisar los distintos sistemas operativos que se utilizan, actualizarlos, etc.
Protección de la red. Los aparatos wifi que se utilizan en los despachos de abogados deben tener instalado un cortafuegos u otro sistema de seguridad que contenga esta función, revisar su funcionamiento, etc. Esto permitirá bloquear al personal no autorizado.
Control de los dispositivos móviles. Los trabajadores del despacho de abogados deben tener en sus teléfonos móviles corporativos la aprobación del responsable de seguridad y diferentes funciones (uso de PIN, cifrado, opciones de rastreo y borrado, etc.).

Proteger los datos en los despachos de abogados es un hecho al alcance de cualquiera. Los ataques informáticos, también. Por ello, es necesario trabajar en su consecución y obtener sus beneficios, que no son otros más que las consecuencias de una protección adecuada. No cuidar la seguridad TIC conlleva mucho riesgo, por lo que recomendamos comenzar a implantarlo.

Recuerda: La Seguridad es una garantía de la continuidad del negocio.