La protección de datos juega un papel fundamental en el entorno de las empresas. Cada año, miles de ellas son víctimas del robo de información, especialmente aquellas de menor tamaño cuyo activo principal es la información sensible y personal de sus clientes, como ocurre con los despachos de abogados. Hacerse con estos datos se ha convertido en el objetivo principal de muchos piratas informáticos que merodean por el mundo de internet. Por esta razón, la seguridad de datos en tu despacho de abogados es indispensable.

Para poder llevar a cabo una buena protección de datos en tu despacho de abogados, primero hay que tomar conciencia de su importancia y necesidad. De lo contrario, no será posible llevarla de manera adecuada por una sencilla razón: si nosotros no somos capaces de creer en la importancia de mantener seguros los datos, ¿quién lo hará por nosotros? De la misma forma, ¿cómo es posible que todavía existan abogados que duden ante esta opción? Lejos de responder a estas preguntas, todos ellos, desde los que trabajan en grandes despachos hasta los que desempeñan su trabajo en los más pequeños, deben establecer el siguiente camino:

Planificar. Plantearse por qué, para qué, cómo, de qué manera y dónde es importante la protección de datos.
Asegurar. Independientemente de lo que consideremos oportuno o no, hay que mantener seguros los datos de nuestros clientes y la información sensible, pues es algo de lo que no se puede prescindir bajo ningún concepto.
Actuar. Establecer sistemas de control.
Garantía de los derechos. Siempre debemos garantizar el derecho de los ciudadanos, en donde entran el deber de información, la posibilidad de rectificación, acceso, cancelación, oposición, y la propia protección de sus datos.

La necesidad de proteger los datos aumenta con el tiempo

Llegados a este punto, nos preguntaremos por qué la seguridad de datos en tu despacho de abogados se ha convertido en un punto tan importante. Sin embargo, debemos reflexionar ante este planteamiento. La realidad es que, este hecho, no “se ha convertido” en algo crucial, sino que siempre lo ha sido. El robo de información en internet ha existido desde siempre, pero no podemos negar que cada vez son más los negocios, despachos y otras empresas que almacenan su información de carácter sensible y personal en nubes como Dropbox o Google Drive. Es por ello por lo que la protección de datos comienza a ser más necesaria que nunca. Los despachos de abogados guardan la información en sistemas de gestión interna donde conviene mantener la seguridad. Así, la protección de datos siempre ha sido importante, pero, con el paso del tiempo, su puesta en escena ha ido siendo más necesaria. ¿Podemos afirmar, así, que nuestras acciones, como el almacenaje de información, condicionan la seguridad de nuestros datos? Indudablemente, sí.

Principales razones por las que proteger los datos de un despacho de abogados

Dudar ante la necesidad de proteger los datos de nuestro despacho de abogados se ha convertido en un hecho cada vez menos tolerante. De esta forma, las razones por las que los abogados no deben prescindir de este principio, en general, y por la que proteger los datos de manera segura, en particular, pueden resumirse en los siguientes puntos:

La información, cuando se fuga a donde menos lo esperas, causa un gran impacto. Esta es la principal razón por la que debemos proteger los datos, y de la que parten el resto. A veces, las fugas de información pueden estar provocadas por los propios trabajadores del despacho, como ocurrió con un empleado despedido por enviarse emails el trabajo a su correo particular. El Juzgado de Primera Instancia estimó la demanda del empleado y le reconoció una indemnización de 165.000 euros.
Pérdida de activos. Este es el punto más dañino para los despachos de abogados, ya que perder el principal motor de su trabajo puede conducir al cierre del mismo. Pongamos como ejemplo la pérdida de la información con la que trabajan. Los datos de los clientes dejarían de estar a su disposición. De la misma forma, estos dejarían de confiar en el despacho. Un ejemplo real es el caso de Los Papeles de Panamá, la fuga de datos más famosa, hasta el momento, de fuga de datos internacional.
Pérdida de la confianza otorgada por los clientes durante años. De entre todas las pérdidas que pueden producirse en nuestra empresa tras un ataque informático, esta probablemente sea la más difícil de recuperar. Perder los datos puede ocasionar grandes daños para el despacho, sin embargo, por pequeña que sea, siempre puede existir la esperanza de recuperarlos. Pero, ¿cómo traemos de vuelta la confianza de nuestros clientes? Tras un robo de información, jamás volverán a confiar en nuestro servicio y, sin ellos, no habrá casos ni información que manejar.
Difamación de la empresa. Como consecuencia de una fuga de información, el despacho de abogados puede sufrir daños económicos, de reputación y la propia angustia mental provocados por la difamación de la empresa. Acusar a esta puede acabar con su honor, dignidad y reputación, un hecho del que, una vez más, resulta prácticamente imposible recuperarse. En este contexto, existe la posibilidad de defender su derecho al honor, pero, en definitiva, la imagen del despacho de abogados, en general, y de sus profesionales, en particular, quedará manchada de por vida.
Uso de la información con fines no deseados. Cuando se produce una brecha de seguridad en los despachos de abogados, la información puede utilizarse para diferentes fines negativos: desprestigio, venta a escala global en diferentes ámbitos, hacerse pasar por las víctimas, obtener información adicional, acceso a servicios de pago, etc.
Otorga poder de decisión. La información con la que los despachos de abogados trabajan día a día suele ser confidencial. El valor de esta hace que, en muchas ocasiones, quienes tienen acceso a ella cuenten con un poder especial de toma de decisiones con respecto a los temas de los que trata.
Cierre del negocio. El fin último que los despachos de abogados persiguen a la hora de recuperar su información, ya no es solo mantener la confianza de sus clientes, no perder su principal activo, o evitar la difamación de la empresa. Lo que verdaderamente quieren es evitar el cierre de su despacho, pues si esto se produce, todo lo demás pierde sentido.

Debido a los avances tecnológicos, las empresas pueden procesar un mayor volumen de datos con suficiente agilidad, lo que les permite prestar su servicio a las necesidades de los usuarios. El problema es que parte de estos manejan información personal, por lo que es importante mantener su seguridad.

La realidad a la que se enfrentan los despachos de abogados se encuentra sumergida en un hecho cada vez más común: la filtración de informaciones, lo que está haciendo que las empresas refuercen sus sistemas de seguridad. ¿Por qué esperar a que se produzcan más casos para actuar? No estamos libres de delincuentes cibernéticos. El siguiente puedes ser tú. No hay que alarmarse, pero sí estar preparados.