El papel de los nuevos adelantos tecnológicos es alentador. Nos proporcionan una dosis de esperanza a quienes trabajamos en su desarrollo e implantación. Como profesionales en el sector, nos esforzamos en ello y nos enfocamos por completo en una meta principal: convertir nuestro conocimiento en un sistema real, con nombre y forma, capaz de transformar la preocupación en confianza. Tratamos de ayudar a las empresas y a los despachos de abogados en la gestión de seguridad para evitar posibles errores.  Por todo lo anterior hemos diseñado y creado AceroDocs que representa la nueva generación de IRM. Nuestra divisa es hacer fácil y sencilla la gestión de  la seguridad de la información de manera continua, tanto en reposo, tránsito y destino de cualquier fichero.

¡Adoptando soluciones más versátiles se lograr reducir el impacto!

Errores más comunes en la seguridad de la información de los despachos de abogados

Los integrantes de todo tipo de organizaciones, junto con un buen liderazgo y compromiso en los objetivos, son cada día más conscientes de una buena gestión del valor generado por el conocimiento, y por ello se requiere de garantías para ser preservado y custodiado. Os preguntaréis qué tiene que ver esto con la protección de datos y la gestión de seguridad de la información en los despachos de abogados. Bueno, supongo que mucho más de lo que nos imaginamos: algunos despachos de abogados están experimentando ciertas omisiones de ciberseguridad de los que no son conscientes o que por el escaso tiempo en el día a día rutinario del despacho no se han detenido a analizar que ya existe tecnología de alto valor y con una pequeña inversión es posible mitigar o disminuir el impacto de las fugas de ficheros, que pueden acabar con su reputación y prestigio. Por ello, nuestro principal reto consiste en hacer posible  que los despachos sean lugares  donde se pueda tener la información de manera protegida .

Sin más, os mencionamos los errores más comunes que pasan factura a estos espacios profesionales:

1. No evitar una filtración de datos. Los incidentes de este tipo desencadenan, irremediablemente, la mala reputación de las compañías. Lo hemos visto en casos como el de Yahoo, donde, en 2016, se robaron alrededor de 500 millones de cuentas de usuarios. Como consecuencia, las filtraciones de datos suelen acabar, por lo general, con algún despido de la empresa o incluso en su propio cierre.
2. Poca precaución cuando compartimos información al exterior. La forma de comportarse en determinadas situaciones responde a una actitud poco ejemplar. Como en cualquier otro tipo de trabajo, los despachos de abogados en gestión de la seguridad pueden desencadenar conductas poco profesionales. Por ejemplo: poner en riesgo la información con la que trabaja ya que no ofrecen la seguridad necesaria.
3. No saber dimensionar el impacto, ante los riesgos. Los despachos de abogados pueden asumir toda la responsabilidad de la empresa respecto a diferentes decisiones inherentes al negocio de los aspectos jurídicos, exponiéndose a veces a ciertos riesgos sin caer en cuenta de ello. Veamos un ejemplo: los socios o directores del despacho de abogados contratan a un especialista en seguridad para delegar en él mismo toda la responsabilidad de la seguridad. Se presupone que ya con esto es suficiente y podemos caer en la falsa creencia de que este rol es quien  puede asumir toda la responsabilidad de la gestión de la información en la empresa, cuando la realidad es que  se requiere de la concienciación y cooperación del resto y compromiso de todos los miembros de la organización para mitigar el impacto de los riesgos de fuga de ficheros.  Por lo tanto, no haber dimensionado el impacto de los riesgos que asume y reduce la capacidad de los directivos para decidir cómo y cuánto deberían invertir para solucionarlo. Se trata de un hecho que pone en peligro la seguridad de la información.
4. Ineficacia en proporcionar fiabilidad y disponibilidad. Un despacho de abogados trabaja constantemente con información de todo tipo. Por lo general, responde al nivel más alto de seguridad establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), lo que nos lleva a verificar la importancia de invertir en su protección. Los sistemas, las redes y los dispositivos conectados pueden fallar. De hecho, ya han fallado. Si los despachos de abogados no cuentan con la capacidad de aplicar sistemas que garanticen la fiabilidad y disponibilidad de la información, estarán cometiendo un error que, desde luego, replantea su profesionalidad.
5. No cumplir con lo establecido. Este punto depende de la naturaleza de la propia empresa. Nos encontramos ante el tratamiento de casos y el contacto continuo con los clientes. El sector de la abogacía, experto en la defensa y la dirección de las partes involucradas en procesos judiciales o administrativos, así como en el asesoramiento y consejo jurídico, debe ser diligente con el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), así como de otras leyes estatales. De la misma forma, los despachos de abogados deben contar con sistemas de informe con los que puedan confirmar que todos los sistemas están actualizados y protegidos.

Toda experiencia tiene su parte positiva, ¿verdad? En este caso, reflexionar a partir de los errores más comunes cometidos en los despachos de abogados, en materia de seguridad, nos proporciona un mejor criterio para la búsqueda de nuevas soluciones desarrolladas a medida. Rectificar es de sabios, proteger la información siempre es posible.

¿Están capacitados los despachos de abogados para corregir estos errores?

La respuesta debería de ser un ‘sí’ rotundo. No sabemos a ciencia cierta si los más de 90.000 despachos de abogados que existen en España están totalmente capacitados para enmendar estos errores. La alta presencia de estos imposibilita conocerlos en profundidad.  Lo que sí tenemos claro es que es cuestión de actitud y de toma de conciencia. En la actualidad, AceroDocs posibilita una tecnología de protección de datos eficaz, fácil y segura. No es simplemente un sistema, sino que ha alcanzado el rango de “única solución que unifica el cifrado con el IRM de forma natural para los usuarios”.

AceroDocs permite solventar los errores

Sí, esta es la realidad. El sistema de AceroDocs posibilita a los despachos de abogados la opción de mantener protegida su información. La confidencialidad juega un rol muy importante en su entorno, por lo que velar por ella es un reto del que no pueden escapar.

Desde que comenzara a dar sus primeros pasos, AceroDocs hizo de los adelantos tecnológicos un salto cualitativo en el desarrollo de herramientas para la dominación de su entorno. Como empresa tecnológica innovadora, su objetivo principal es proporcionar seguridad a los documentos, ayudando a profesionales y empresas a proteger su información, así como cumplir con las estrictas leyes de protección de datos.

Los despachos de abogados están descubriendo la increíble capacidad de adaptación a los tiempos. La innovación ha sido la base para hacerlo posible, no solo porque esa cualidad nos está convirtiendo en una solución para las empresas, sino también porque algunas hacen lo que sea con tal de perdurar lo que se conoce como continuidad del negocio.

Por cierto,  la innovación es constante a través de la historia: los despachos de abogados tampoco se escapan de esta evolución y mejora continua,  la tecnología les impulsa a mantener un negocio seguro, ágil y eficiente.

¡La evolución y la mejora continua son aspectos que no escapan a ningún negocio, incluyéndose los despachos de abogados!