Esta es una pregunta que despierta un sinfín de ideas, situaciones, circunstancias y opiniones. Hace tiempo que las libretas dejaron de ser el principal escenario de anotación de los datos personales del alumnado, lo que no quita que se siga haciendo. Sin embargo, es sorprendente el valor que han ido adquiriendo algunos programas de tablas dinámicas, como Excel.

Los documentos de esta plataforma se han convertido en auténticas bases de datos sobre información relevante para nuestro negocio.

¿Cómo los estás protegiendo? ¿Qué otras plataformas utilizas?

¿Qué entiendes por gestión de ficheros?

Hasta hace un par de años, hablar de ficheros nos trasladaba inmediatamente a un conjunto de fichas ordenadas en muebles o cajas. Hoy, ese pensamiento también ha encontrado un hueco en el mundo digital. Es en estos donde se almacena gran cantidad de datos personales sobre los activos de nuestra empresa, los clientes, los alumnos, los empleados, etc.

Gestionar los ficheros en el contexto de los cursos formativos es, por tanto, dirigir y administrar la información acerca de nuestros alumnos. Se trata de una acción que ha cobrado gran importancia debido a la aplicación del Reglamente General de Protección de Datos (RGPD), que exige una serie de requisitos en materia de información sensible. Algunos de ellos atienden al uso del cifrado o cualquier otra tecnología que garantice su seguridad.

Te contamos en qué consisten.

Cifrado para material didáctico

De acuerdo con lo establecido en el marco normativo, queremos contarte en qué consiste el cifrado y cuál es el papel que ejerce sobre la información de los cursos formativos.

Si nos decidimos a buscar una definición exacta del verbo cifrar o encriptar, probablemente la RAE nos diga que se trata de “transcribir en guarismos, letras o símbolos, de acuerdo con una clave, un mensaje o texto cuyo contenido se requiere proteger”. Dicho de otro modo, cifrar es transformar, convertir la información en un conjunto de cifras alteradas e irreconocibles que, para el mundo, no significarán nada, pero que, para quienes tengan sus claves, lo será todo.

Hacer esta acción sobre el material didáctico es más sencillo de lo que parece y ofrece múltiples ventajas, tal y como:

• El emisor tiene la garantía de que solo su receptor podrá acceder a la información contenida en el mensaje cifrado.
• El emisor podrá asignar un tiempo de vida útil a su material después del que quedará inaccesible.
• Cumplir con el RGPD de forma rápida y sencilla.

El cifrado está de moda y cada vez es más común encontrarnos con esta técnica. Sirva de ejemplo algo tan cotidiano como WhatsApp. Seguro que tú también has leído algo así como ‘cifrado de extremo a extremo’, ¿verdad?

Hace muchos años que las técnicas de cifrado eran cosa de gobiernos y grandes empresas. Sirva de ejemplo el descifrado de las cartas de Fernando el Católico. No eran centros formativos, ni despachos de abogados, ni cualquier otro negocio. Se trataba de la Corte Real, quien ya empleaba códigos muy sofisticados para la época.

¿Qué otra tecnología podemos utilizar para gestionar las fichas de alumnos?

En este contexto conviene mencionar la tecnología IRM (Information Rights Management) por tratarse de una capacidad de control sobre los documentos compartidos. Muchos profesionales del mundo formativo tienen ante sus ojos una ventaja significativa gracias a la lógica IRM, y es que permite hacer un seguimiento de la información, dar o eliminar permisos de acceso y, en definitiva, mantener la información protegida del acceso de extraños.

Además, es capaz de prevenir los sucesos de plagio, proteger los datos personales, comprobar si los alumnos, como receptores, han accedido al material, cuántas veces y a qué hora, asignar una caducidad a los documentos para que, terminado el plazo, desaparezca el acceso de aquellos contenidos que no puedan divulgarse, etc.

En realidad, son muchas y muy variadas las razones por las que la tecnología IRM y el cifrado pueden servir de gran ayuda a los cursos de formación.

Solo te hemos contado el principio de un mundo estrechamente ligado a la privacidad. No te pierdas las próximas novedades de AceroDocs.