¿Alguna vez te has preguntado de dónde nace la necesidad de mantenernos a salvo? Su origen se encuentra en otro sentimiento muy común: el miedo. Hacerle frente implica apostar por la seguridad y la transparencia, pero no todas las empresas están dispuestas a cruzar la barrera para salir de su zona de confort. Integrar nuevos sistemas de protección de datos adaptados a las exigencias del marco normativo implica un poco de esto, pero ¿qué estás dispuesto a hacer?
Las gestorías son negocios que manejan gran cantidad de documentos con información sensible. Las nóminas y las bajas laborales son algunos de sus escenarios de actuación. En ocasiones, los gestores y gestoras esperan la respuesta de sus clientes, desean saber si han recibido o leído la información enviada, etc.
La tecnología ha traído la posibilidad de comprobarlo.
Cómo hacer seguimiento de los documentos en las gestorías
El escenario en el que se manifiesta este objetivo se llama trazabilidad. Quizás, las gestorías todavía no han integrado esta técnica, pues es posible que ni siquiera conozcan cuáles son sus posibilidades. Estamos aquí para contártelo de la mano de las últimas innovaciones tecnológicas: la trazabilidad. Esta técnica permite a las gestorías:
- Comprobar si el documento ha sido abierto y cuántas veces ha sido visualizado.
- Observar el acceso de los propios usuarios.
- Hacer un seguimiento de la extracción de los documentos.
- Echar un vistazo al acceso de personas anónimas, si no hay autenticación del receptor.
- Comprobar si ha habido intento de acciones no autorizadas sobre los documentos.
- Observar el número de impresiones que se han hecho.
- Echar un vistazo a la IP desde la que se conecta el receptor.
- Ver el sistema operativo desde el que se ha conectado.
- Conocer la ubicación geográfica (país y ciudad).
Imagina por un momento el poder de control y seguridad que garantizaría una técnica como esta a tu negocio. El poder, la tranquilidad y la eliminación de la incertidumbre que supondría de cara a tus documentos, a tu información sensible y a tu ciberseguridad. Creemos que el valor de la confianza no tiene precio.
2 momentos perfectos para utilizar la trazabilidad en tu gestoría
Hablamos de la trazabilidad en las gestorías como una medida técnica, un registro capaz de certificar las acciones realizadas sobre un documento que les permite conocer quién, cómo y cuándo se accede. Se trata, además, de un sistema que no solo sirve para el IRM selectivo, sino también para el abierto, aunque con este último es habitual que también salgan accesos anónimos. Los dos momentos perfectos para utilizar la trazabilidad en las gestorías son:
- Cuando deseen conocer el uso que les están dando sus receptores a los documentos enviados. Gracias a esta posibilidad pueden obtener el feedback que necesitan para conocer el interés real en el material proporcionado.
- Cuando necesitan confirmar la entrega y no repudio de los documentos enviados. Este objetivo se consigue gracias a la certificación de envío y recepción, algo que permite a estos negocios garantizar que sus documentos han sido recibidos y abiertos por el destinatario.
Nos encontramos ante una de las grandes claves de la lucha por la ciberseguridad.
Un arma poderosa
Las gestorías, de por sí, ya son armas poderosas para los delincuentes de información. Saben que pueden ser un blanco fácil para hacerse con sus datos y ganar dinero con ellos, bien con su venta o bien con un rescate. Los trámites fiscales, laborales, certificados, la creación de sociedades anónimas y la gestión de negocios son tareas propias de las gestorías, y en ellas podemos encontrar gran cantidad de información que requiere el máximo nivel de seguridad.
En este punto, la trazabilidad puede ser un arma magnífica para luchar contra los incidentes.