Establecer las políticas y los procedimientos adecuados es una tarea obligatoria para todos los aspectos de nuestra vida. En las empresas, también. Por eso, queremos detenernos en las funciones del Responsable de Cumplimiento (RC).

Hace tiempo que esta figura comenzó a cobrar especial importancia en las empresas, sobre todo para garantizar su buen funcionamiento, pues las grandes industrias suelen estar sometidas a una regulación muy rigurosa. Ya no hablamos únicamente del sector financiero y farmacéutico, como se hacía en un principio, sino que la figura del RC ya es esencial en todos los sectores.

A lo largo de 2018, hemos vivido la profunda modificación de la normativa en materia de protección de datos. Hemos dicho adiós a la Ley Orgánica 15/1999, del 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal para dar la bienvenida al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

¿Qué han hecho los negocios para adaptarse? ¿Cómo han acogido el cambio?

La importancia de cumplir con el RGPD

Desde su entrada en vigor en 2016 hasta su aplicación en 2018, la adaptación del RGPD era una obligación a largo plazo. Sin embargo, las cosas han cambiado. Desde el pasado 25 de mayo ya no hay opciones a elegir, pues están obligadas a cumplir con sus requisitos:

“Las empresas o entidades que tratan datos personales como parte de las actividades de una de sus sucursales establecidas en la Unión Europea (UE), independientemente del lugar donde sean tratados los datos”.

“Las empresas que están establecidas fuera de la UE y ofrecen productos o servicios, de pago o gratuitos, u observa el comportamiento de las personas en la UE”.

Del mismo modo, aquellas empresas grandes que basan la mayor parte de su actividad en el tratamiento de datos personales, pues constituye una parte principal de su negocio y actividad, deben nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO). Depende del tipo de autoridad u organización.

Modificaciones que afectan a tu negocio

El nuevo RGPD cuenta con profundas modificaciones que atienden a determinados cambios y novedades en materia de protección de datos, por lo que resulta fundamental contar con un RC que controle el cumplimiento por medio de sistemas de protección, tal y como el cifrado y la lógica IRM. Entre sus principales modificaciones se encuentran:

La ampliación del espectro territorial de protección para las empresas de fuera de la UE.
El consentimiento.
El deber de información.
Los derechos de los interesados.
La protección de datos desde el diseño.
El registro de actividades de tratamiento de datos.
Las medidas de seguridad.
La notificación de fallas.
La evaluación del impacto relativa a la protección de datos.
La nueva figura del data protection officer o el delegado de protección de datos.
Las transferencias internacionales.
El régimen sancionador.

Estas son solo algunas de las modificaciones que se han realizado en la nueva normativa con respecto a la anterior LOPD, pero ¿qué pueden hacer los RCs para cumplir con estos requisitos?

Cómo asegurar que mi empresa cumple con el RGPD

Se trata de uno de los principales objetivos de las empresas. En estos casos, la decisión más inteligente suele ir en línea con las nuevas tecnologías. Apostar por sistemas automáticos para cumplir con los requisitos legales hace que las empresas salgan exitosas en esta materia.

En muchas ocasiones, las compañías cometen prácticas que violan la legalidad aun sin ser conscientes de ello. Esto se debe al rechazo al cambio en primera instancia. Las herramientas están al alcance de todos, pero todo lo que significa cambiar, aunque sea en lo mínimo, produce un rechazo

Nadie estamos a salvo, pues en cualquier momento se puede cometer un delito en el desempeño de las tareas, o producirse un cambio legislativo capaz de paralizar la actividad de nuestra industria. En cualquier caso, expertos en la protección de datos, como AceroDocs, han desarrollado una solución única para evitar que esto ocurra. Se llama combinado de cifrado con tecnología IRM, lo que permite a los usuarios proteger sus documentos de forma sencilla. Además, puesto que saben que la adopción de nueva tecnología es algo que produce rechazo, han logrado construir una solución intuitiva, transparente, escalable y nada invasiva, como para que su adopción no implique enfrentarse a un reto.

¿Crees que necesitas ayuda? ¿Quieres asegurar el cumplimiento del RGPD en tu despacho de abogados?

Os seguiremos contando más cosas. Cuéntanos tus necesidades. AceroDocs puede ayudarte.