Dado que la actualidad en la que vivimos nos aboca hacia el final de la Gran Recesión, parece que hablar de crisis nos traslada inevitablemente al lado económico de las cosas. Sin embargo, las empresas son entes involucrados en una esfera interdisciplinaria, y como tal se encuentran influenciadas por múltiples factores. Encontramos, así, crisis corporativas, de seguridad, comunicativas, del producto, laborales, etc.

Lejos de todas estas, hoy queremos hablaros de aquellas situaciones de crisis que han sido provocadas por una mala protección de la información.

La importancia de proteger los datos en previsión de crisis inesperadas

La mayoría de las crisis que azotan las grandes y medianas empresas del mundo son inesperadas, pues de lo contrario, todos haríamos lo posible por frenarlas antes de desarrollarse por completo. Sin embargo, ¿cuántas empresas en el mundo ponen los medios necesarios para evitar que esto ocurra?

En esta línea, queremos hacer un recorrido por la importancia de proteger la información sensible de las empresas. En sus estructuras se manejan grandes cantidades de datos que deben estar respaldados por el cifrado o encriptado. Se trata de un paso definitivo de cara a la previsión de situaciones de crisis inesperadas. Sirva de ejemplo el incidente de seguridad producido en la Organización de las Naciones Unidas (ONU) el pasado mes de septiembre.

Son muchísimos los factores que intervienen en la agrupación comercial de las medianas y grandes empresas. Una crisis empresarial hace referencia a cualquier acontecimiento negativo que pueda afectar a estas, por lo que es importante poner las barreas necesarias.

Alternativa ante una crisis provocada por la mala protección de datos

Por lo general, las crisis desencadenadas por una mala protección de datos suelen encontrarse entre las de mayor peligro, sobre todo por su carácter inesperado o no previsto. La protección de documentos bajo encriptado y con lógica IRM, o Information Rights Management, aporta una capa adicional de seguridad y permite reaccionar de manera rápida y eficiente a una situación de crisis.

En muchas empresas, lo que ocurre es que se convencen a sí mismas de estar a salvo cuando en realidad no lo están por completo. De esta forma, se baja la guardia y no se presta la suficiente atención a los posibles fallos de seguridad. Pongamos por caso las gestorías, las asesorías, los despachos de abogados y las consultorías, pues se trata de algunos de los espacios de trabajo en los que se maneja mayor cantidad de información sensible, entendiendo como tal “la información personal privada de un individuo”.

Como consecuencia, la realidad que se gesta en las empresas es que ciertos procesos cruzados o paralelos pueden afectar al proceso original y exponer datos sensibles. Para reducir el tiempo de reacción frente a un hecho inesperado, así como el riesgo de pérdida del control definitiva sobre los archivos, la capa de protección adicional se ha convertido en la mejor alternativa.

¿Cómo evitar el acceso al contenido en caso de crisis?

Gracias a esta capa de seguridad adicional compuesta por el cifrado y la tecnología IRM, aunque un tercero pueda acceder a un documento encriptado en modo selectivo, debido a la brecha, no tendría acceso a su contenido. Si se tratara de un elemento abierto podría ver el contenido sin la posibilidad de extraer el documento original, pero saltaría una alarma al administrador. Por ejemplo: “IP fuera de rango conocido”, “intento de impresión desde el navegador”, etc.

En estos casos, se necesita una reacción rápida. Para conseguirlo, es posible intervenir rápida y ágilmente a través del Dashboard de control, que es una aplicación web a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo y parte del mundo. Además, es posible quitar todos los permisos a todos los documentos que se han visto expuestos, de manera que, aunque hayan salido del repositorio, inclusive si se han llegado a hacer copias, todos los archivos quedarían inaccesibles.

Un proceso validado y a prueba de errores puede ser vulnerable e intervenido por un proceso transversal puntual. Para tener el control completo, lo que se debería plantear es tener todos los archivos encriptados, de manera que, si fuera a abrirse una brecha, el contenido no pudiera salir a la luz y, si fuera a hacerlo, saltarían las alarmas pertinentes para controlar la situación.

Para acabar este post, queremos hablar de los repositorios internos. Cuando nos referimos a estos, el problema no se encuentra en el ataque para penetrar la seguridad, sino más bien en el descuido del administrador. Sirva de ejemplo la realización de un mantenimiento del servidor interno o la ejecución de una actualización que implica ciertos cambios. Si el equipo ejecuta el trabajo y comete algún fallo de configuración, entonces deja al descubierto datos que, se supone, estaban a salvo. Además, también se pierde la posibilidad de que salten alarmas.

Otorga a tu empresa la seguridad y la transparencia que merece.