En una sola palabra: trazabilidad, también conocido como logs de acceso. Desde el punto de vista tecnológico, es un concepto de moda. La manera más actualizada de mantener el control total sobre nuestros documentos. Pero ¿por qué es un servicio perfecto para proteger los datos de un despacho de abogados?

Estos espacios de trabajo no solo son el foco en el que nace la defensa jurídica y el asesoramiento, sino que en ellos se mueve gran cantidad de información sensible: nombres y apellidos, casos de violencia de género, DNIs, contraseñas, domicilios, etc. Se trata de una razón más que suficiente para actuar a tiempo y no permitir que las brechas de seguridad se apoderen de los profesionales de la abogacía. Deben evitar las consecuencias, así como las sanciones impuestas por la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) en función de la naturaleza de los derechos personales afectados, el volumen de los tratamientos efectuados y los beneficios obtenidos, entre otros.

¡No permitas que nadie más que tú controle la información de tu negocio!

El poder de la trazabilidad

¿Habéis escuchado hablar alguna vez de Jean Paul Richter? Fue un escritor alemán que, a lo largo de su vida, solía mantener que “después del poder, nada hay tan excelso como saber tener dominio de su uso”. Y así es. Os cuento esto porque, aplicado a la trazabilidad, puedo comprender que no existe mayor supremacía que la de saber tener el dominio de la información que nos pertenece.

La trazabilidad, entendida como el seguimiento de quién, cuándo, cómo y dónde se hacen acciones con nuestros documentos, es una tecnología avanzada capaz de otorgar tranquilidad y control a los despachos de abogados. Les posibilita conocer el número de visualizaciones sobre sus documentos y archivos, los usuarios que acceden, las extracciones, las impresiones, el sistema operativo que se ha utilizado, el intento de acciones no autorizadas, etc.

En definitiva, la trazabilidad contribuye a proteger los datos del sector de la abogacía por tres razones principales:

• Los despachos de abogados gestionan los permisos de acceso a sus documentos.
• Los despachos de abogados pueden hacer un seguimiento exhaustivo de las acciones que se realizan sobre su información.
• Pueden demostrar su buen hacer frente a sus clientes
• La trazabilidad otorga una seguridad que responde a los requisitos exigidos en el nuevo Reglamento de Protección de Datos (RGPD).

La trazabilidad otorga poder, pues es una medida técnica y organizativa que hace posible el cumplimiento de los despachos de abogados en materia de protección de datos. Precisamente por ello, los expertos tecnológicos siguen trabajando en su mejora y desarrollo, pues, pese a tratarse de un método probado y seguro, los profesionales de la tecnología saben que el inconformismo siempre es un ingrediente más para el éxito.

¿De dónde nace la trazabilidad?

Sabemos que existen las coincidencias, los inventos sin pensar, y un sinfín de situaciones más en las que cabe destacar la presencia del factor sorpresa. Sin embargo, con la trazabilidad ocurre algo diferente, por eso hoy os hacemos esta pregunta a la vez que tratamos de buscar una respuesta. En un sentido general, la trazabilidad nace de la necesidad. Miles de profesionales trabajan en espacios donde la información y los datos conforman su principal activo. Son conscientes de las consecuencias que conllevaría su pérdida, y apuestan por sistemas seguros.

Un ejemplo de ello podría ser un combinado de cifrado/encriptado con tecnología IRM (Information Rights Management) capaz de incluir la trazabilidad. Es la tecnología más completa que existe en la actualidad para proteger los despachos de abogados de cualquier tipo de fuga. Sin embargo, desde el punto de vista específico, esta técnica nace de la administración de los derechos de la información, lo que se corresponde con la llamada tecnología IRM. ¿Por qué?

Sin más, porque la trazabilidad es una herramienta que cobra sentido cuando trabajamos con documentos selectivos y, hasta el momento, el IRM es la única herramienta capaz de combinarse con el cifrado de una manera sencilla para el usuario y de ofrecer la posibilidad de gestionar los permisos. Por ejemplo: leer, copiar, imprimir, descargar, modificar y capturar. Nadie más que tú puede tener el dominio de los derechos, por eso tu poder es quien marca el tránsito y el destino de tus documentos.

Refuerza la protección y la integridad de la información

No sé si recuerdan estos dos conceptos, tan presentes como relevantes en el RGPD de la UE. Son dos principios que, junto a los de licitud, lealtad y transparencia, constituyen la senda de la seguridad en los despachos de abogados. La información es lo que marca la diferencia entre unos profesionales y otros, por eso la integridad y la protección deben garantizar una protección adecuada, incluido el amparo contra el tratamiento no autorizado o ilícito, mediante la aplicación de las medidas apropiadas.

La trazabilidad es una de ellas, y es que la protección, la integridad y la confidencialidad de los documentos alcanzan su máximo nivel cuando se utilizan las medidas adecuadas. Ya no existen barreras ante el conocimiento de todo cuanto ocurre con la información de nuestra empresa, con los datos de nuestros clientes y, en definitiva, con todos los archivos que nos pertenecen. La trazabilidad ha venido como una brisa de aire fresco, pero una brisa capaz de envolvernos para no soltarnos.

La libertad, junto al poder, es la mayor virtud con la que cuenta el ser humano. Es una condición que nace de la dignidad, y nadie tiene derecho a arrebatársela. Sin embargo, cada vez que no velamos por la integridad y la confidencialidad de nuestros documentos, ponemos en tela de juicio su libertad. Proteger para no perder el dominio, controlar para garantizar la seguridad, y liberarnos de cualquier miedo e incertidumbre ante posibles fugas para trabajar con la certeza y la tranquilidad de que somos libres con nuestros servicios.

El fin último de los despachos de abogados es mantener protegidos sus datos. No existen barreras cuando se tiene un objetivo común. ¿Apostamos, entonces, por la trazabilidad?