De la era previa a las tecnologías de la información y de la comunicación probablemente tengamos recuerdos confusos, sobre todo de aquellos años en los que, con un par de carpetas y varios archivadores, los abogados depositaban los datos referentes a sus clientes en espacios tangibles. Los despachos, sin embargo, ahora son más amplios que nunca. Jamás hubo tanto espacio vacío. Pese a que podríamos barajar varias posibilidades en las causas, este hecho se ha convertido en la prueba principal de que la computación en la nube ha entrado en juego. Como consecuencia, la fuga de datos en los despachos de abogados se encuentra en el punto de mira. Lo hemos visto recientemente en el ciberataque al despacho Araoz & Rueda, como comunicó el pasado mes de noviembre el socio cofundador de este, Pedro Rueda.
Los despachos se unen al mundo tecnológico
Los despachos de abogados se han unido a la era tecnológica, a utilizar servicios de internet que permiten trabajar a un gran equipo de juristas compuestos por gran cantidad de información. Precisamente por ello resulta imprescindible proteger y trabajar en la seguridad de todo el trabajo desarrollado por ese equipo de juristas. El paradigma de “la nube” se ha convertido, así, en el mayor contradicho de la historia de internet, pues hablamos de un espacio gigante, sin límites, con capacidad para depositar en él todo cuanto se quiera. Sin embargo, para sorpresa de todos, es un espacio que no ocupa espacio físico.
En este cruce de realidades, los despachos de abogados han ido adaptándose a los avances, de manera que se han hecho con numerosas herramientas tecnológicas. Ya no se trata solo de utilizar el ordenador, como tampoco se han quedado anclados en el uso del teléfono móvil. Al contrario, los despachos de abogados se han sumado a la utilización diaria de los terminales móviles, tabletas, servidores, nubes, y ordenadores que, sin duda, implican un riesgo potencial para los datos que circulan a través de ellos. Como consecuencia, ha nacido la ciberseguridad, tan necesaria como tratar de evitar, a toda costa, la fuga de datos en los despachos de abogados.
Pese a que todavía existen despachos de abogados que permanecen fieles a los documentos tangibles, prescindir de estos aparatos y servicios tecnológicos ya es un hecho utópico para la mayoría. Su uso se ha convertido en algo indispensable para el desarrollo del trabajo, lo que los ha convertido en dispositivos deseables para los piratas informáticos. La amplia lista de aplicaciones y las posibilidades de navegación que nos ofrecen han hecho crecer los riesgos en la seguridad.
Principales formas de fuga de datos en los despachos de abogados
Pese a estar acostumbrados a relacionar las pérdidas de información con los ataques informáticos, existen otras alternativas que son capaces de lograrlo. Veamos las principales vías de fuga de información en los despachos de abogados:
- Extravío de dispositivos. Si tenemos los datos almacenados fuera de nubes, como carpetas dentro del propio sistema, documentos, etc., el extravío del dispositivo en el que se encuentren supone la pérdida de toda la información presente en dichos documentos. Además, no habría forma de recuperarlos. Así, los abogados deben de tener muy cuenta el hecho de contar con copias de seguridad, espacios de almacenamiento a los que poder acceder desde cualquier lugar, pero sin perder de vista la protección de estos.
- Suplantación de identidad. Para evitar el robo de nuestra propia identidad es conveniente contar con contraseñas seguras, es decir, evitar que tengan relación con fechas o información personal. Hacerse con esta información supone disponer de la llave que da acceso a nuestros sistemas, cuentas, etc., de manera que se podría robar todo tipo de información a los despachos de abogados.
- Uso de wifi público. Evitar este tipo de conexiones es indispensable para los despachos de abogados, pues acceder a redes abiertas hace que cualquier persona que esté igualmente conectada a esta tenga acceso a tu información personal provocando, así, una fuga de datos en los despachos de abogados.
- Uso de herramientas poco seguras. Es habitual que herramientas como WhatsApp, utilizadas a diario para uso informal, las usemos, también, para lo profesional. Sin embargo, los despachos de abogados no deberían utilizarlas de manera similar. La razón está muy clara: cuando llevamos acciones profesionales o empresariales nos estamos responsabilizando de datos de terceros.
Daños provocados por las fugas de información
En general, estas se han convertido en una de las principales amenazas para los despachos de abogados. La pregunta es: ¿por qué? Precisamente, porque las consecuencias y daños que provocan son costosos para los despachos. No hay que cometer los principales errores en cuanto a la protección de datos de los despachos de abogados.
Imaginemos, por ejemplo, la dificultad y las consecuencias de perder los datos con los que trabajamos día a día. Esos costes se pueden traducir no solo en económicos sino, también, en: ruptura de la confianza del cliente, acaban con el valor confidencial de la información y, en ocasiones, provocan el cierre del negocio. Es así como las fugas de información se han convertido en un temible enemigo para los abogados, un enemigo de muy distinta naturaleza: información de los clientes, datos internos del propio despacho, documentos de los proveedores, casos de investigación, etc.
Hoy en día, gran parte de los despachos de abogados disponen de herramientas tecnológicas. Así, se van adaptando a los diferentes avances. Sin embargo, esto también tiene su parte negativa, y es que, como ya hemos visto, cuantos más dispositivos, redes, y terminales utilicemos para el desarrollo del trabajo, más posibilidades hay de sufrir un robo de información confidencial o fuga de datos en los despachos de abogados que atente contra la obligación de protegerlos, y con sus consiguientes daños y sanciones.