¿Qué aporta la trazabilidad?, ¿con qué otras técnicas se puede combinar este sistema?, ¿por qué se trata de una alternativa eficaz para los despachos de abogados?, ¿qué funciones cumple?, ¿en qué supuestos puede resultar de gran ayuda?
Si te estás haciendo alguna de estas preguntas, es importante que conozcas qué alternativas tienes. A pocos nos cabe duda de la relevancia que día a día ha ido cobrando la protección de datos para las empresas. Prueba de ello es la reciente aplicación del Reglamento General de Protección de datos (RGPD). Como consecuencia, algunos profesionales han trabajado para desarrollar y aportar el ingrediente de la seguridad. ¿Cómo lo han hecho? Mediante herramientas de cifrado y tecnología IRM.
Pero nuestra pregunta hoy va más allá de estas técnicas: ¿cómo puede ayudar la trazabilidad a proteger los datos?
Queremos contártelo.
El papel de la trazabilidad en la protección de datos
Si os dais cuenta, acabamos de establecer una relación entre la trazabilidad y la protección de datos. No es casualidad. La técnica de la trazabilidad se ha convertido en una clave contra la lucha de los incidentes de seguridad que se producen en las empresas, en general, y en los despachos de abogados, en particular.
No obstante, la trazabilidad comienza a cobrar sentido cuando trabajamos con documentos que llevan permisos de acceso. Precisamente por ello entra en juego la tecnología IRM (Information Rights Management), quien nos permite establecer el control remoto y gestionar los permisos de nuestros documentos (edición, copia, impresión, etc.).
En general, la trazabilidad cumple un papel fundamental en la protección de datos por su contribución al seguimiento de las acciones sobre nuestros documentos:
- Número de visualizaciones
- El acceso de los propios usuarios.
- La extracción de los documentos.
- El acceso de personas anónimas, si no hay autenticación del receptor.
- El número de impresiones
- El sistema operativo que se ha utilizado.
- El intento de acciones no autorizadas sobre los documentos.
- La IP desde la que se conecta el receptor.
- Ubicación geográfica (país y ciudad).
¿Podéis haceros una idea de la ayuda que puede aportar este seguimiento a los despachos de abogados de cara a la información con la que trabajan?
¿Con qué otros sistemas puede integrarse?
Ya os hemos dado alguna pista. Para empezar, la trazabilidad cobra sentido en documentos con permisos de acceso, de manera que viene de la mano del IRM. Sin embargo, no es la única herramienta con la que puede integrarse, pues aplicaciones que combinan cifrado con la protección remota también lo pueden traer consigo.
Hemos visto el caso de AceroDocs como solución única que combina el IRM y el cifrado de manera sencilla para el usuario. Sírvanos de ejemplo práctico para darle forma a la teoría que hoy tratamos en este post.
¿Tienes alguna inquietud al respecto? No dudes en contárnosla.
Trazabilidad para controlar todas las acciones sobre tus documentos
Teniendo en cuenta la sociedad interconectada en la que vivimos y la importancia que día a día van cobrando los datos, cualquier información sobre quién, cómo y cuándo accede a nuestros documentos puede servir de gran ayuda. Los despachos de abogados, como partícipes de información sensible, deben tenerlo en cuenta.
La trazabilidad cumple un papel fundamental en este sentido, pues aporta el seguimiento íntegro y preciso que requiere este tipo de información. Por ejemplo: imaginad por un momento que enviaseis un documento sobre un caso de violencia de género y que, en cualquier momento, pudieseis observar si ha sido abierto, por quién, qué acciones se han realizado o intentado realizar sobre él, desde qué dispositivo, en qué país, etc.
En definitiva, lo que aporta esta técnica a los despachos de abogados es la posibilidad de conocer, siempre que lo deseen, el uso que los receptores le están dando a los documentos, y para confirmar la entrega y no repudio de los que han sido enviados. De esta forma, es posible obtener el feedback necesario para conocer el interés real que se deposita en el material proporcionado, así como la certificación del envío y recepción.
Ten la garantía de que tus documentos son recibidos y abiertos por tus receptores.
Algunos lo llaman suerte, nosotros preferimos llamarlo el poder de la trazabilidad.
¡Mantén la seguridad de tu despacho!