Hace tiempo que la gestión documental cobró especial importancia para las empresas. Tanto, que en la actualidad constituye una de sus principales preocupaciones. No queremos que las organizaciones, en general, y los despachos de abogados, en particular, almacenen sus documentos en cualquier sitio. Por eso, queremos contaros algo.
Los usuarios comunes se sienten seguros almacenando documentos en su ordenador
Y no solo eso, sino que también piensan que son inaccesibles. Sin embargo, lejos de sonar alarmante, este pensamiento es tan peligroso como consecuente y generalizado. No es cierto que sus documentos estén almacenados con la garantía de su seguridad, a no ser que lo haga mediante la aplicación del cifrado o la tecnología IRM (Information Rights Management), por ejemplo.
Para darle forma y aspecto a lo que os cuento, quiero compartir con vosotros un caso muy sencillo. Si un portátil se conecta a una red wifi desconocida, es posible que un tercero pueda acceder al sistema de almacenamiento y copiar todos los archivos que quiera.
Imaginemos por un momento que algunas personas que viajan por motivos de trabajo se conectan a la red de un hotel, aeropuerto, sala VIP, cafeterías, restaurantes o la red de sus clientes u otras redes desconocidas, gratuitas, etc., cuyo administrador es un perfecto desconocido. ¿No crees que todas estas redes están expuestas a riesgos? Pensar lo contrario sería un error.
¡No lo olvides!
¿Qué ocurre con las redes locales que utilizan los despachos de abogados?
En los procesos de compartir archivos internamente entre empleados, pongamos por caso las famosas carpetas de red, conllevan también un riesgo. Como ya os hemos mencionado alguna vez, la información, cuando se fuga a donde menos lo esperas, causa un gran impacto. No solo lo decimos nosotros, sino que basta con echar un vistazo a las multas y sanciones impuestas por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Si se manejan datos sensibles, no hay que olvidarse de que una cantidad de empleados tiene acceso. Cualquier pequeño despiste, como borrar un elemento y que se quede en la bandeja de ‘eliminados’, puede exponer a la empresa a un riesgo muy elevado.
¿Qué medidas has tomado para que esto no ocurra en tu negocio?
La solución a este problema
Gracias al desarrollo tecnológico constante, muchos profesionales y expertos han logrado aportar un sistema definitivo. Hablamos del IRM. Os contamos por qué puede servir de gran ayuda a los despachos de abogados.
En una red local o en un escritorio, se pueden crear carpetas que encriptan en automático todo el contenido, o bien pueden encriptar documentos antes de almacenarlos y, así, asegurarse de que dicho almacenamiento es seguro y a prueba de despistes.
La tecnología IRM está capacitada de un control remoto capaz de gestionar los permisos o derechos de nuestra información. Nadie más que tú puede tener el poder sobre los mismos. Es más, si compartes un documento con un tercero, podrás eliminar su acceso incluso después de haberlo enviado.
No importa cuántas copias haya y dónde estén, porque nadie podrá abrirlo desde el momento en que tú decidas. Gracias a este sistema, los despachos de abogados, o cualquier otra empresa que aplique este sistema, puede elegir una fecha de caducidad para el documento.
¿Qué ocurre con las nubes públicas?
En el panorama actual, cada vez son más las empresas, especialmente pequeñas y medianas, así como toda persona física, que adoptan las soluciones de almacenamiento públicas. Lo hacen, sobre todo, porque son gratuitas, ágiles y proporcionan plataformas de correo corporativo, tal y como Google Drive y DropBox, entre otras.
Almacenar información sensible aquí va directamente en contra de lo exigido en el RGPD. ¿Por qué? Sencillamente, porque cualquier proveedor de la nube tiene acceso indebido al contenido de los documentos almacenados, además de ser, por definición, nube pública.
Puede que en este momento te estés preguntando qué alternativas tienes ante tal hecho, por lo que quiero hablaros de AceroDocs. De entre todos los IRMs que existen en el mundo, este es el único que ha sacado al mercado las AceroCarpetas que se instalan en nubes públicas. Estas carpetas han sido creadas con una funcionalidad exclusiva:
Al arrastrar un documento a esta carpeta en la nube pública, AceroDocs se encarga de que se encripte antes de que su contenido llegue a alojarse en la nube. De esta manera, inclusive el proveedor de la nube queda excluido de tener acceso al contenido del documento, por lo que podemos decir que esta aplicación protege el contenido y permite cumplir con el RGPD. Sin más, ¡Hay una buena noticia! Al utilizar esta herramienta, no tendrás que cambiar el sistema de almacenamiento.