Dicho así, puede que esta frase no os diga demasiadas cosas. Por eso, antes que nada, quiero preguntaros algo: ¿sabéis qué es el IRM?, ¿para qué sirve?, ¿qué papel cumple o puede cumplir en las gestorías?, ¿cómo ayuda a los gestores a mantener seguros sus documentos? Sabemos que son demasiadas preguntas, pero en este post queremos compartir contigo la respuesta a todas ellas.

Hablar de tecnología IRM (Information Rights Management) implica hablar de protección de datos, y en un momento en el que acaba de aplicarse el Reglamento europeo, no debemos descuidar las funciones que ofrece este servicio. Veamos de qué se trata…

¿Qué es la tecnología IRM?

Sus siglas hablan de Information Rights Management o, su significado en español, gestión de los derechos de la información. El servicio IRM es, por tanto, una tecnología utilizada para proteger la información y los datos sensibles de accesos no autorizados. Pongamos por caso el envío de una nómina a la persona equivocada. Esta no podrá acceder al documento si así ha sido autorizado en el control remoto que integra el IRM. De esta forma, hablamos de una tecnología que nos permite no perder el dominio ni el poder sobre nuestros archivos originales en ningún momento.

El uso e implantación de la tecnología IRM en las empresas es cada vez más generalizado, y es que todas las compañías, independientemente de su tamaño, están obligadas a cumplir con los requisitos establecidos por el RGPD.

¿Qué funciones podría cumplir un IRM en las gestorías?

En este apartado queremos contaros cuál es el papel que cumple esta tecnología en empresas que manejan gran cantidad de datos sensibles en sus actividades diarias. Concretamente, hablamos de las gestorías. Hace tiempo que estos lugares de trabajo se convirtieron en el sustento de muchas empresas a la hora de realizar trámites fiscales, laborales, certificados, gestión de los documentos para la creación de una empresa, trámites de subvenciones, gestión de las nóminas, etc.

Estas acciones llevan consigo el intercambio y el manejo de gran cantidad de datos sensibles, como nombres y apellidos, DNIs, números de cuenta o el salario percibido por un trabajador, entre otros. Por eso, nos hacemos la siguiente pregunta: ¿qué puede hacer el IRM en la protección de los datos compartidos en las gestorías?

1. En una red local o en un escritorio, se pueden crear carpetas que encriptan en automático todo el contenido, o bien encriptar documentos antes de almacenarlos y, así, asegurarse de que el almacenamiento es seguro y a prueba de despiste.

2. Utilizar la tecnología IRM permite cumplir con el RGPD por varias razones. La primera de ellas se debe a que al almacenamiento de la información sensible no permite el acceso indebido. Muchas empresas siguen almacenando documentos en nubes públicas como Drive o DopBox por las soluciones de almacenamiento públicas, gratuitas y ágiles que ofrecen.

3. En función del tipo de servicio que utilicemos, tendremos un IRM u otro. En el caso de AceroDocs, es, hasta el momento, la única aplicación que ha sacado al mercado las AceroCarpetas que se instalan en nubes públicas de forma automática. Gracias a este sistema es posible arrastrar un documento a la carpeta en la nube y AceroDocs se encarga de que se encripte antes de que el contenido se aloje en esta. Así, las empresas no tendrían que cambiar sus sistemas de almacenamiento.

4. Proteger la información de las empresas del acceso a información no autorizada, y otras acciones cotidianas como la copia o modificación, la impresión de documentos, la descarga y la edición. El uso y la implantación de la tecnología IRM en las gestorías aporta total seguridad a la información que manejan cumpliendo, así, con los requisitos del RGPD.

5. El IRM permite reducir el impacto de daños ocasionados en caso de que se produzca un ataque informático en las gestorías, lo que conllevaría la pérdida de la confianza otorgada por los clientes, el pago de rescates, sanciones, una mala reputación, etc. El dominio sobre los derechos de tus documentos está en tus manos.

6. Trazabilidad y monitorización de logs de acceso.

¿Cuántas gestorías utilizan ya este sistema?, ¿cómo lo han implantado?, ¿qué diferencias encuentran con respecto a sus anteriores sistemas de almacenamiento? Si tienes alguna duda sobres estas cuestiones, recuerda que puedes contactar con nosotros. Estaremos encantados de seguir sumando conocimiento contigo.

Los ciberataques en las gestorías

A lo largo de los años, la tecnología nos ha venido ofreciendo múltiples oportunidades de cara a nuestros negocios. Nos han aportado soluciones rápidas para compartir información en la red, pero, a la vez, han generado un escenario perfecto para la ciberdelincuencia. Tanto es así, que en los últimos datos publicados por INCIBE y recogidos en el diario online El Comercio a principios de este año, se hablaba de que los ciberataques en España habían aumentado un 6,7%.

Las gestorías pueden ocupar un lugar en ese porcentaje, y es que se han convertido en un blanco fácil para los expertos en ciberataques. ¿Por qué? La principal razón se encuentra en la cantidad de información sensible que manejan. Su tamaño, por lo general mediano o pequeño, convierte estos espacios en un lugar muy atractivo para la ciberdelincuencia. Pensar que estamos a salvo sin poner barreras es un error que muchas gestorías cometen.

Por todo ello y más, la ciberseguridad se ha convertido en una inevitable prioridad.