En la actualidad, son muchos los despachos de abogados que trabajan para defender, solucionar y, en definitiva, prestar su ayuda a los ciudadanos. Según el Consejo General de la Abogacía Española, la cifra de abogados residentes en España, en 2016, alcanzaba los 142.061. Son profesionales del mundo jurídico capaces de asesorar y representar la defensa de derechos e intereses, una labor que, sin duda, requiere esfuerzo y profesionalidad. Por ello, los documentos que manejan en su día a día ocupan un lugar fundamental en la seguridad y la protección, dos elementos respaldados por la Ley Orgánica de Protección de Datos que en mayo de este mismo año entrará en vigor.

Si eres un despacho de abogados que cumple con estas funciones, ¿sabes cómo elegir quién tiene acceso a los documentos de mi despacho? ¿Sabías que es posible gracias al desarrollo de sistemas que han implantado algunos profesionales? Si quieres saber cómo hacerlo, estás en el lugar correcto.

Gestión de documentos en los despachos de abogados

Podríamos afirmar que esta tarea es el pilar base de la actividad de los despachos de abogados. La gestión documental ocupa un lugar crucial en estas empresas debido a la gran cantidad de documentos, traducidos en información sensible, que manejan. Por ello, su buena gestión supone, en gran medida, el éxito del servicio que ofrecen. Sin embargo, ¿sabes cuáles son las 3 claves necesarias para triunfar en la gestión de documentos de tu despacho de abogados? A continuación, te las mencionamos:

1. Utilizar un sistema adecuado. Será el punto de partida para cumplir con la LOPD, por lo que es necesario elegir un sistema seguro, eficaz y cuya función nos permita mantener el control sobre nuestros documentos.
2. Almacenamiento correcto. Utilizar carpetas o ficheros organizados con la información de cada cliente al que prestamos nuestro servicio.
3. Velar por la seguridad. Debemos saber cuál es la información que estamos tratando y bajo qué nivel de seguridad se encuentra. Esto hará que implantemos las medidas adecuadas en su protección, unas medidas sujetas a la confidencialidad.

Un sistema adecuado: AceroDocs

Utilizar un sistema adecuado que nos permita mantener protegidos los documentos en nuestro despacho de abogados es garantía de éxito y calidad en el servicio. Es por ello por lo que los despachos de abogados buscan sistemas que les permitan llevar a cabo las siguientes funciones:

• Tener control remoto de su información, independientemente de un error humano por parte de colaboradores internos o externos.
• Ayude a cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).
• Documentos protegidos del acceso de extraños.
• Protección de documentos en cualquier formato.
• Tener fácil acceso a los archivos protegidos.
• Seleccionar los permios de acceso.

Se trata no solo de 6 ingredientes que ofrece la empresa tecnológica de AceroDocs, sino de 6 razones por las que su labor en los despachos de abogados es crucial, así como de las causas por las que se ha convertido en una oportunidad para los negocios que trabajan con grandes cantidades de información, en general, y para los despachos de abogados, en particular. El sistema utilizado por AceroDocs ha logrado hacer realidad el sueño de muchos profesionales del mundo jurídico, pues proteger la información de una manera fácil, rápida y eficaz nunca fue tan fácil.

El poder de tu despacho con AceroDocs

Así, si echamos la mirada hacia las funciones recién mencionadas, podremos afirmar lo siguiente: AceroDocs ofrece un sistema IRM (Information Rights Management) que permite proteger los archivos mediante cifrado/encriptado manteniendo, en todo momento, el control sobre ellos. Nadie sin permiso autorizado podrá acceder a los mismos, y tendrás la posibilidad de eliminar el acceso de un tercero incluso después de haberlo enviado, pues tú decides cuándo dejar de tener acceso. Los permisos, además, también están en tu poder: eres tú quien decide cuáles son las funciones que tus destinatarios pueden realizar con los archivos enviados (imprimir, copiar, editar, etc.).

Además, los receptores de tus documentos tendrán fácil acceso a ellos desde cualquier dispositivo y, lo más importante, ni siquiera notarán que el fichero está cifrado. De esta forma, los documentos sensibles almacenados en la nube (Dropbox, Google Drive, etc.), e incluso en un pendrive, están fuera de peligro, en el supuesto caso de incidentes como: acceso por parte de agentes no autorizados, fuga accidental por error humano, o acceso de piratas informáticos

AceroDocs: un paso para recuperar la confianza en internet

La misión de AceroDocs puede circular por diferentes vías, pero, principalmente, se sitúa en proporcionar seguridad y ayudar a las empresas y profesionales a proteger su información, así como hacer que los usuarios puedan recuperar la confianza en internet y en el mundo tecnológico. En la actualidad, son muy diversos los sistemas de almacenamiento y distribución de la información que ocupan un lugar en la red, por lo que es fundamental asegurar un funcionamiento sin interrupciones.

A lo largo de los años, han sido muchos los casos de ciberataque que se han producido en los despachos de abogados, tanto españoles como a nivel internacional. Como consecuencia, muchos profesionales han perdido la fe en internet y en sus prácticas. Por ello, AceroDocs ha puesto puntos suspensivos a la confianza en esta red informática en la que millones de usuarios trabajan cada día.