Aunque no existe una guía definitiva o uniformidad en las tareas que realizan los abogados, hay un punto en común, y es el riesgo que corren cuando realizan determinadas acciones. Su jornada se divide en: planificar, estudiar, escribir, examinar la documentación entrante, reuniones de trabajo, consejo legal y negociación, gestión de la información, registro y actuación. Pero ¿en cuál de estas partes se corre mayor riesgo?

Hagamos un recorrido por su profesión.

5 herramientas que utilizan los abogados en el almacenamiento y envío de datos

El trabajo de los abogados va más allá de la defensa de los derechos e intereses de sus representados o clientes, además de darles asesoramiento en diferentes aspectos legales y jurídicos. Su actividad se extiende desde el asesoramiento y la negociación hasta la defensa y la actuación. Se trata de actividades en las que confluyen abogado y cliente, una relación de la que se generan numerosos datos sensibles.

A lo largo de un caso de juicio en una auditoría fiscal pueden darse momentos de riesgo para el extravío de esta información. En el desarrollo de un caso, los abogados utilizan diferentes herramientas para almacenar y enviar los documentos a los Procuradores de los Tribunales u otros profesionales. Por ejemplo:

• Rocket Matter: software de gestión de práctica legal, chat, gestión de proyectos, automatización de documentos, tiempo y facturación en un paquete potente.

• GoToMeeting: es un servicio alojado en la web creado y comercializado por LogMein. Este paquete de software de videoconferencia, reunión de escritorio y reunión en línea permite al usuario reunirse con otros usuarios de computadoras, clientes, etc., en tiempo real.

• 1Password: es un gestor de contraseñas desarrollado por AgileBits Inc., y proporciona un lugar para que los usuarios almacenen varias contraseñas, licencias de software y otra información confidencial.

• RoboForm: es un gerente de contraseñas y aplicación de formularios. Por medio de este sistema, los despachos de abogados comparten y envían contraseñas.

• Evernote: es un sistema de anotaciones que funciona como organizador digital y resulta compatible con todas las plataformas en las que el usuario tenga acceso a internet.

¿Sois conscientes de la cantidad de información que se almacena e intercambia por medio de estos sistemas?

El Deber de Información de los abogados y procuradores no es algo nuevo, y es que parece que, según el Código Deontológico de la Abogacía Española, “la ocupación de toda la documentación que pudiera estar relacionada con pruebas necesarias para investigar una clase de delito ya estaba prevista incluso por los legisladores del siglo XIX al redactar la Ley de Enjuiciamiento Criminal”.

La información se ha convertido en un punto tan relevante para las empresas, en general, y para los despachos de abogados, en particular, que han ido cobrando cada vez más importancia los gestores documentales. Su capacidad para realizar el seguimiento, gestión y almacenamiento de los documentos es innegable.

En la actualidad, no hay precio para una administración de la documentación de las empresas segura en la que se permita la recuperación de los datos, el almacenamiento de la información de acuerdo con las garantías técnicas y de trazabilidad, y la facilidad de los procesos empresariales en cuestiones de información.

Momentos de mayor riesgo en un despacho de abogados

A lo largo de toda la trayectoria de un abogado, estos profesionales del mundo legal se topan con diferentes actos jurídicos llevados a cabo para aplicar la ley a la resolución de un caso. Así, se sumergen en diferentes actividades propias de su profesión que, inconscientemente, corren el peligro del extravío de información. Por ejemplo:

• Examinación de la documentación entrante, que puede proceder tanto del correo electrónico como del juzgado o de los procuradores de los Tribunales.

• Envío de información a sus clientes, un proceso que puede contener información correspondiente a los tres niveles de seguridad establecidos por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

• Presentación de documentos escritos, tanto procesales como ajenos al proceso, pues son documentos destinados a terceros con los que se pretende lograr la defensa de los intereses de los clientes.

¿Qué medidas estás utilizando para garantizar la seguridad de tu información en estos procesos?

La tecnología IRM puede prevenir o recuperar la información ante una pérdida

Los momentos que os acabamos de mencionar no son solo instantes en el tiempo. También son los períodos en los que el IRM puede servir de gran ayuda a los despachos de abogados. Hace referencia la Gestión de los Derechos de la Información y su control remoto permite mantener el dominio y el poder sobre nuestros archivos originales en todo momento. Por ello, el IRM se ha convertido en una alternativa real y segura para evitar la pérdida de datos en los despachos de abogados.

Gracias a este sistema, es posible establecer un periodo de tiempo concreto en el acceso a los documentos. Es decir, podrán eliminarlo cuando decidan, y todo aquel que lo haya recibido ya no podrá visualizarlo. El responsable del tratamiento de la información puede ser el autor del fichero, o también un administrador autorizado, algo que permiten los IRM de última generación.

Tus datos siempre pueden estar protegidos, aunque salgan de la compañía.