El miedo a sufrir un ciberataque en los despachos de abogados aumentó desde que se hizo pública la entrada en vigor del Reglamento Europeo de Protección de Datos (REPD) de carácter personal. La implantación de las tecnologías se ha extendido hasta tal ámbito, de manera que muchos profesionales trabajan por desarrollar sistemas que ayuden a cumplir con el nuevo Reglamento. En este punto, nos encontramos con los sistemas IRM y DLP a la hora de proteger tus documentos.
¿Has escuchado hablar de ellos? ¿Conoces sus diferencias? ¿Sabes cómo pueden ayudarte a proteger los documentos en tu despacho de abogados? Si quieres saber las respuestas y mantener protegida la información en tu empresa, te aconsejamos que sigas leyendo.
IRM y DLP: dos soluciones complementadas para proteger tus documentos
A la hora de proteger tus documentos, IRM y DLP cobran especial relevancia:
- IRM (Information Rights Management) es una solución. La tecnología IRM hace referencia a la Gestión del Derecho de la Información, y fue pensada para facilitar que no se produzcan fugas de información sensible. Por ello, utiliza controles de seguridad: control remoto que permite no perder el dominio ni el poder sobre nuestros archivos originales en ningún momento. La tecnología IRM se ha convertido en una opción segura para los despachos de abogados. Gracias a su tecnología pueden establecer un periodo de tiempo concreto al acceso de los documentos, es decir, cuando lo decidan, podrán eliminarlo y todo el que lo haya recibido ya no podrá visualizarlo. El poder lo tienes tú, y el responsable del tratamiento de la información puede ser el autor del fichero principalmente, o también un administrador autorizado, algo que permiten los IRM de última generación.
- DLP (Data Loss Prevention) también es una solución. Su principal cometido es la prevención de la pérdida de datos, por lo que trabaja, sobre todo, en aquellos ámbitos en los que la información sensible constituye un activo poderoso de las empresas, principalmente cuando no hay trabajo colaborativo con otros entes y colaboradores externos.
Diferencias entre las tecnologías IRM y DLP
No son enfrentamiento sino convergencia. Se trata de dos conceptos complementarios, de dos soluciones que, lejos de estar enfrentadas, atienden a un problema común: el robo de datos. Sin embargo, es un hecho que depende del tratamiento que le demos a la información sensible. Sus diferencias radican en dos partes principales: objetivo y funcionamiento.
| OBJETIVO | FUNCIONAMIENTO | |
| IRM | Proteger los documentos de los usuarios tanto interna como externamente.
Lo que se cifra es el archivo. |
Es el usuario quien gestiona los permisos. Independiente de que sea el emisor, autor o un administrador de los ficheros, es quien determina los derechos que se aplican al documento.
El grado de sensibilidad de los documentos es aplicado de forma sistemática a los archivos sin intervención del usuario. Se pueden activar y desactivar algunas funcionalidades, como la impresión o la edición, para determinados usuarios. Se pueden establecer nuevas políticas durante la vida del documento. |
| DLP | La información está protegida principalmente por un complejo motor de políticas y reglas e indexado de palabras en tiempo real. Consume muchos recursos, y requiere de un largo proceso de auditoría y consultoría para poder ser eficaz.
El control se encuentra en el momento de enviar, acceder o utilizar los datos. Y si no hay cumplimiento de la política o regla, se bloquea la salida del fichero |
El contenido es cifrado y solo los usuarios reconocidos en el servidor de la organización con un agente instalado podrán acceder.
Son los metadatos quienes categorizan la información. Las acciones de refuerzo adecuadas son analizadas por el sistema en el contenido y el contexto de los archivos. No es posible realizar esta función. |
Pese a que las diferencias pueden ser decisivas entre una tecnología y otra, ambas destacan en determinados puntos que les hace diferenciarse de otros sistemas de protección de datos:
- IRM: permite que el documento esté protegido, aunque salga de la organización, e incluso pueden cambiarse las acciones permitidas. Las que pueden llevarse a cabo por parte de cada usuario son controladas.
- DLP: permite reforzar las políticas automatizando y reduciendo la responsabilidad del usuario final. El contenido queda protegido independientemente del tipo de contenido que se esté utilizando, a la vez que permite monitorizar las acciones de cada usuario.
IRM y DLP: ¿Enfrentamiento o complementariedad?
Se trata de dos sistemas tecnológicos de protección de datos eficaz. Sin embargo, pese a las diferencias presentes entre ambos, al principio de este post hablábamos de complementariedad y no de enfrentamiento. ¿Cuál es la razón? Si nos paramos a analizar detenidamente las funciones, el enfoque, y los puntos fuertes que acabamos de mencionar sobre estos dos sistemas tecnológicos, podremos comprobar que aquellos aspectos en los que flaquea la tecnología DLP son los mismos que cubre el sistema IRM, y viceversa. Por ejemplo: la tecnología IRM solo resulta útil en determinadas aplicaciones, al tiempo que DLP protege la información independientemente del contenido y de la aplicación. En definitiva, la tecnología IRM basa su actividad en el control del acceso y el uso de determinados archivos, mientras que DLP se apoya en el control de los repositorios, o lugares de almacenamiento, y medios de transmisión de la información dentro de un sistema.
De esta forma, tanto IRM como DLP se han convertido en tecnologías complementarias capaces de unificarse para proteger la información de los despachos de abogados y evitar fugas escandalosas, así como contribuir al cumplimiento de la normativa vigente.
IRM: un escudo para el principal activo de los despachos de abogados
Los datos pueden ser un activo y un pasivo en las empresas. Si hablamos de despachos de abogados, la información que manejan, tanto de sus clientes como de la propia organización, responde al carácter sensible de la misma, propio del nivel más alto de seguridad, según el Reglamento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Los despachos de abogados, sin embargo, en muchas ocasiones, creen que no son organizaciones a las que los ciberdelincuentes acechen. Pensar esto es un error. A medida que las empresas crecen, el volumen y la complejidad de los datos que requieren para el apoyo del negocio aumenta. El almacenamiento de datos confidenciales crece. Por ello, la protección contra el robo, la pérdida de información y el uso indebido de esta se convierten en acciones fundamentales dentro de la seguridad de los despachos de abogados.
La tecnología IRM no solo conforma un sistema de protección de datos, sino que, además, se ha convertido en una solución rápida, fácil y pragmática ante los peores incidentes de fugas de datos que puedan presentarse. Su enfoque de escudo, que acompaña siempre al documento en su ciclo de vida, es fundamental para los despachos de abogados que trabajan con información sensible de sus clientes. Trabajar con seguridad es un poder que está en tus manos. Durante los últimos meses, hemos podido observar cómo la prensa hacía eco del aumento de ciberataques a empresas: “Los ciberataques crecen un 31% en un año”, “El número de ciberataques crece un 40% en el segundo trimestre del año”, etc. La preocupación por ajustarse a la normativa vigente en materia de protección de datos ha aumentado entre los profesionales de la abogacía, quienes tendrán que hacer un esfuerzo por amoldarse. Lo dice la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), que es buena observadora del cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal en España.
El valor intrínseco y contextual de los datos
Hablar de valor suscita la existencia de algo más. Es una cualidad que comienza a cobrar sentido cuando se aplica a un sujeto u objeto. Agregan características en función de la relevancia que le adjudiquemos a algo o a alguien. Si trasladamos esta reflexión al campo de la protección de datos, resulta indiscutible la importancia que estos cobran en los despachos de abogados. No se trata solamente de información, sino del elemento que mueve la actividad empresarial de los profesionales de la abogacía. Sin los datos, su negocio no tendría sentido, una reflexión que no solo nos lleva a pensar en la importancia de tenerlos sino en el peligro de perderlos.
¿Cuánto valen los datos que manejan? Esta debería de ser una pregunta obligada a hacerse uno mismo, pese a que no existe una respuesta univoca de esta. No obstante, si existe algo que influye en el valor que le damos a una determinada cosa, todo apunta al tiempo. “Los riesgos de propiedad varían a lo largo del ciclo de vida de los datos”. Es posible que el valor adquirido cambie con esta dimensión física. Sin embargo, el carácter personal de los datos no varía en función de ningún otro determinante. Por ello, IRM y DLP se ha convertido en soluciones verificadas y eficientes a la hora de proteger tus documentos.
Los datos y la información forman parte del valor dentro de los despachos de abogados. Hablar de su pérdida, nos lleva a pensar en “el movimiento de un activo de información de un estado previsto a une estado involuntario, inapropiado o no autorizado, que representa un riesgo o un impacto potencialmente negativo a la organización”. ¿Estás dispuesto a evitarlo?
Clientes. Cuídalos para que te cuiden. ¡Tu seguridad está en tus manos!