Los archivos son vitales para cualquier empresa. En ellos queda registrada información de todo tipo, desde facturas, albaranes y pedidos, hasta nóminas, contratos y cualquier otro tipo de documento. En cualquier caso, es información vital para la compañía y forma parte de su principal activo. Perder toda esta información significaría graves consecuencias para la empresa y su traslado inmediato a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
En este post vamos a compartir contigo algunas herramientas para asegurar la protección de tus archivos de forma automática. ¡Protege tu información y despreocúpate!
4 herramientas para la protección de archivos
A continuación, queremos compartir contigo algunas de las medidas técnicas o herramientas más utilizadas por las empresas para proteger tus archivos:
- Cifrado o encriptado.
Es la medida impuesta por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) para garantizar el nivel de seguridad adecuado en los archivos, incluyendo la confidencialidad y teniendo en cuenta el estado de la técnica y el coste de su aplicación con respecto a los riesgos y la naturaleza de los datos personales que deban protegerse.
El cifrado permite proteger y transformar la información de miradas ajenas, utilizando claves simétricas y asimétricas que convierten la información en accesible solo para quienes tú decidas. Ahora, podrás cifrar tus archivos en un solo clic. Además, es importante conocer la diferencia entre cifrado de disco y cifrado a nivel de archivo. El primero, cifra todos los archivos del disco, y si lo sacas del mismo se pierde la protección. El cifrado a nivel de archivo, sin embargo, te permite más granularidad con respecto a los permisos, así como mantener la protección fuera de la red de la empresa.
- Carpetas de almacenamiento en la nube.
¿Almacenas gran parte de tus documentos en la nube? La protección de datos es una parte de la seguridad en el tratamiento de la información, y los sistemas de almacenamiento en la nube deben cumplir con las normas de protección de datos. Es decir, medidas de seguridad que permitan preservar el acceso y mantener la privacidad. Algunos sistemas de protección de datos ya hacen posible la creación carpetas de forma intuitiva, sin requerir ninguna instalación previa, y cifrar el documento con solo arrastrarlo, antes de que el contenido se aloje en la nube.
- Tecnología IRM (Information Rights Management).
Permite administrar los derechos de la información, impidiendo que personas no autorizadas puedan reenviar, copiar, editar, imprimir o descargar información confidencial. De esta forma, un sistema IRM permitirá gestionar el acceso a la información no autorizada, el registro de acceso a los ficheros, la realización de capturas de pantalla, la impresión de documentos, etc. Aporta máxima seguridad y control sobre los documentos, reduciendo los ataques informáticos y la pérdida de nuestra información.
- Trazabilidad.
Permite a las empresa mantener el control sobre sus documentos y hacer un seguimiento exhaustivo de cómo, quién, cuándo y dónde se hacen determinadas acciones sobre la información. De esta forma, resulta muy útil para acciones comerciales y confirmaciones de entrega. Así como conocer qué tipo de acciones no autorizadas se han intentado realizar sobre el documento. La trazabilidad permite rastrear todos los procesos de la información y garantizar su calidad.
La trazabilidad está relacionada con los tradicionales logs de seguridad que monitorizan la actividad de los archivos dentro de la red de la empresa. Una de las ventajas de la trazabilidad de un IRM como AceroDocs es que es capaz de monitorizar esa información también fuera del perímetro de seguridad de la red de la empresa.
¿Habías escuchado hablar anteriormente de estas cuatro herramientas? ¿Has puesto en práctica alguna de ellas? ¿Conoces sus ventajas? El objetivo final de todas estas soluciones es desarrollar mejores sistemas que garanticen cada vez más seguridad de la información.
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Ventajas generales de tener tus documentos protegidos
Tras la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Protección de Datos hace apenas dos años, todas las empresas se han visto en la obligación de adaptar sus procesos de trabajo y el tratamiento de la información para cumplir con lo establecido. Las aplicaciones de cifrado de documentos han llegado para hacer la vida de las empresas más fácil, ayudándoles a mantener su información totalmente segura.
Atento a las principales ventajas de tener tus documentos encriptados:
- Incremento de la calidad del servicio.
- Mayor confianza de los clientes en la marca.
- Credibilidad y mejora de la imagen corporativa.
- Cumplimiento del RGPD y reducción de los riesgos de ciberseguridad.
- Evitar la pérdida de información sensible y las consecuencias que ello conlleva.
- Relaciones con los clientes perdurables en el tiempo.
- Asegura la privacidad de la información enviada o recibida, así como de los archivos personales a los que deseamos que solo tengan acceso determinadas personas.
- Presenta múltiples posibilidades para proteger tus documentos en cualquier lugar y estado, tanto en origen, como en tránsito y en destino.
- Protección de documentos de forma remota, evitando los accesos no autorizados.
- Despreocupación por el cumplimiento con la normativa.
- Trabajar de forma segura y organizada.
- Evitar otro tipo de ataques informáticos, como el robo de identidad o los fraudes.
¡Elige con quién quieres compartir la información y revoca el acceso cuando quieras! ¡Apuesta por un canal de comunicación seguro y una interfaz fácil de usar! La protección viajará con el documento donde quiera que vaya.
Cifrado de datos: una técnica con mucha historia
Aunque parezca una medida relativamente nueva, tiene más de 1000 años de historia. Julio César ya utilizaba el cifrado en el Imperio Romano, cambiando las tres primeras letras del abecedario por las últimas para cifrar los mensajes enviados a sus generales. Del mismo modo, los alemanes inventaron una Máquina de Enigma con el fin de enviar mensajes durante la Segunda Guerra Mundial y evitar la lectura del contenido en caso de ser interceptado por los adversarios. Sin embargo, hay muchísimos más casos de cifrado que han conducido al tipo de cifrado que hoy conocemos. Es el guardián de tu privacidad.
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