¿Necesitan los Delegados de Protección de Datos usar tecnología como la de los IRM? La respuesta es sí, siempre que sus funciones requieran el tratamiento de datos de carácter sensible. El DPO es una figura en cuyo nombre se integra la palabra ‘datos’, de manera que todo sistema de protección que contribuya al correcto manejo de la información es una buena alternativa para estos profesionales, sobre todo si están restringidos por un presupuesto escaso o inexistente de gasto para la batería de medidas que deberán implementar de forma obligatoria de acuerdo con el RGPD.
Si quieres saber cómo puede ayudarte la tecnología IRM, te sugerimos que sigas leyendo.
¿Qué ofrece la tecnología IRM?
En dos palabras: seguridad y poder. Seguridad de la información y poder sobre nuestros documentos. ¿Quién no quiere contar con la certeza de estos dos factores?
Los despachos de abogados son focos de información sensible, por lo que cada vez se hace más necesaria la presencia de un sistema de protección de datos fácil, seguro y eficaz. Son tres adjetivos propios de la tecnología IRM (Information Rights Management), gracias a la que se puede:
- Acceder a archivos desde cualquier lugar y dispositivo.
- Eliminar el acceso a los archivos en el momento en que tú decidas.
- Dominar todos los derechos sobre tus documentos, manteniendo siempre el original.
- La presencia de tecnología actualizada en el despacho de abogados incrementa la confianza en tu servicio.
- Cumplir con el RGPD de la manera más rápida, sencilla y eficaz.
Puede que en el mercado ya existan numerosos sistemas de protección de datos. Por ello, te preguntarás: ¿por qué debería apostar por el IRM? Su diferenciación se encuentra en la protección remota, un factor que va de la mano de la obligación de proteger los datos.
Un Delegado de Protección de Datos, ¿está obligado a usar tecnología de cifrado?
Sin duda. De acuerdo con los artículos 32 y 33 del RGPD, el cifrado ayuda a cumplir con la normativa, pues aporta el complemento de la integridad en un fichero con los algoritmos de encriptado. Se trata de la medida más eficaz para las empresas y tiene un coste asequible. Si además lo combinamos con el IRM, entonces estaremos ante una solución única para los usuarios.
El DPO de los despachos de abogados, como profesional de una organización que lleva a cabo actividades de tratamiento de datos sensibles, de categorías especiales o relacionadas con condenas o delitos penales, están obligados a utilizar el cifrado. No lo decimos nosotros, lo dice la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).
¿Por qué el IRM constituye una gran herramienta para el DPO?
El DPO está obligado a mantener el secreto documental y confidencialidad en relación con el desempeño de las tareas que realiza, y de acuerdo con el Derecho de la Unión Europea o de los Estados miembros. La tecnología IRM (Information Rights Management) cobra especial importancia en este sentido, y es que, gracias al mantenimiento del dominio y el control sobre los archivos originales, tanto en reposo como en tránsito y en destino, es posible mantener el secreto documental y la confidencialidad.
El DPO no puede obviar su responsabilidad, una cualidad que se gesta con éxito dada la confianza y seguridad que suscita el sistema IRM. Esta herramienta se ha convertido, así, en un apoyo del cumplimiento de sus funciones:
- Podrá informar y asesorar al responsable o al encargado del tratamiento y a los empleados por cualquier vía manteniendo el poder sobre los archivos.
- La supervisión del cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) podrá realizarse con la garantía de que el despacho de abogados estará respetando la normativa, pues cuenta con sistemas de protección.
- La evaluación de impactos se reducirá notablemente, pues los riesgos por posibles incidentes disminuyen hasta el punto de desaparecer. Además, la tecnología IRM puede convertirse en un importante punto en el asesoramiento que ofrece el DPO.
- Velar por la conservación de la documentación y comunicación de las violaciones de datos personales de conformidad con la normativa ha dejado de ser un reto gracias a esta tecnología, pues los documentos quedarán protegidos frente al acceso a información no autorizada; copia o modificación; realización de capturas de pantalla; impresión de documentos; y descarga.
El sentido común del DPO juega un papel importante en la atención de peticiones de información de los interesados, a quienes se trata de proteger. La tecnología IRM no pasa desapercibida en este sentido, y es que el dominio de los derechos de acceso y la protección remota han dejado de ser dos sueños utópicos para transformarse en una realidad.
¿Qué debo hacer después de asignar un DPO en mi despacho?
Si has llegado a esta pregunta es porque has tomado conciencia de la necesidad y obligatoriedad de incluir un Delegado de Protección de Datos en tu despacho. El siguiente paso debe comenzar por conocer el perfil profesional que debe tener, así como sus obligaciones y funciones en el cargo.
De esta forma, la empresa debe de tener en cuenta las cualidades profesionales de este y sus conocimientos especializados en la materia (Derecho y protección de datos). Si el DPO no comprende profundamente la normativa del RGPD, de próxima aplicación, difícilmente realizará sus funciones con éxito.
Recabar información para determinar las actividades de tratamiento; analizar y comprobar la conformidad de las actividades de tratamiento; informar, asesorar y emitir recomendaciones al responsable o encargado del tratamiento, son solo algunas de las tareas que este profesional debe desempeñar en su labor de Delegado.
¡No pases por alto la responsabilidad del tratamiento de los datos que están contenidos en diferentes tipos de ficheros y de tus documentos!