Detrás del mundo de la formación, la educación y el conocimiento siempre hay un gran trabajo. Esfuerzo y tiempo se convierten en dos pilares clave en el éxito y la calidad de los cursos que realizan alumnos, empleados y empresas, pero ¿qué protección otorgan a sus datos?

Pues bien, detrás de todo esto hay siempre un sinfín de información valiosa que puede quedar abierta al acceso de cualquiera. Confianza, valor o despiste. Llámalo como quieras, pero existen casos reales de compañías en las que los empleados se sorprenden de la escasa ciberseguridad que otorgan a su material formativo.

Hoy queremos contarte uno de ellos.

Historia de un acceso basado en hechos reales

En las experiencias personales dentro de las empresas descubrimos un sinfín de ideas, valores, casos, y cientos de actividades que quedan plasmadas en nuestra memoria. Un caso anónimo ha llegado a nosotros para compartir su experiencia profesional en una compañía aérea. Más de una década dedicada al trabajo en el sector dan para mucho, pero muy pocos están dispuestos a profundizar en lo realmente vivido.

Teniendo en cuenta el poder que tienen los datos en la actualidad, aprovechamos para trasladar esta experiencia al mundo de la formación, pero antes de lanzarnos a la piscina vamos a definir dos tipos de acceso a los datos en las empresas:

• Un empleado puede sacar material, a conciencia o no.
• Cuando más elevado es el cargo, menos restricciones hay a la hora de tener acceso a la información.

En palabras anónimas:

“He trabajado en una compañía aérea durante 12 años. En ese recorrido, la empresa me fue formando continuamente. La razón y el conocimiento son silenciosos, pero nunca dejan de trabajar. En el proceso de formación tenía acceso a datos confidenciales, a manuales que costaron años hacerse, a bases de datos, a documentos privados sobre herramientas en uso, etc.

Hace 8 años que dejé la compañía, pero todavía conservo todo aquel material. Por ética, por moral y por la voz de la conciencia, nunca lo utilicé con fines beneficiosos, pero podía haber montado una academia o plantear un proyecto a cualquier otra aerolínea en crecimiento. O incluso a una agencia de viajes. Hubiera tenido en sus manos un contenido de calidad. Tanto es así, que en la última década se han disparado los casos de salida de información debido al aumento en la rotación de material.

A media que me fui formando me convertí en un formador de formadores. Fue en aquel momento cuando tuve acceso a los manuales en uso entre los formadores de aerolíneas, exámenes, pruebas, resultados en su histórico, etc. Comprendí que cuanto más alto era el acceso, más bajo era el nivel de seguridad, por lo que era fácil obtener más información.

Finalmente, me convertí en directivo. El acceso adquirió el ingrediente de la ilimitación hacia todos los documentos corporativos. Ya no lo era solo del área de formación de datos operativos, sino también financieros, de ventas, gastos, financiación, personal, fichas de 12.000 personas en plantilla, y más de un millón de clientes, entre los que se encontraban perfiles corporativos y sus respectivos medios de pago”.

¿Cuál es nuestra conclusión?

Resulta sorprendente, inimaginable e incluso utópico que el mayor activo de las empresas de nuestra sociedad, como es la información, se encuentre a medio camino entre la seguridad. Los cursos de formación ya no son solo de academias, institutos o escuelas, sino que muchas empresas los adquieren y ponen a disposición de sus empleados. Pero resulta más sorprendente aún que grandes organizaciones, como las compañías aéreas, prescindan del eslabón más importante de toda empresa: su seguridad.

Dejar la información abierta al acceso de cualquier es una actividad que puede traer graves consecuencias, sobre todo teniendo en cuenta la reciente aplicación del RGPD europeo.

Por eso, desde AceroDocs queremos recomendarte el uso de la tecnología IRM y el cifrado, no solo por tratarse de un combinado perfecto y fácil de usar por el usuario, sino por ser la técnica más capacitada para controlar qué, cuándo, cómo y dónde se accede a nuestros datos, y eliminar el acceso a los documentos siempre que lo deseemos. Para finalizar, queremos hacerte llegar un consejo:  no descuides el valor de tus documentos y dales la seguridad que merecen.