Proteger los datos en nuestro despacho de abogados ya no es una opción, sino una decisión importante y obligatoria. A medida que pasa el tiempo, las tecnologías de la información van facilitando la comunicación entre usuarios, empresas, y la propia relación entre estas y sus clientes. Los despachos de abogados están aprovechando esta oportunidad. Como consecuencia, cada vez es mayor la cantidad de información que almacenan, envían y comparten a través de las nuevas herramientas, lo que exige establecer las medidas de seguridad adecuadas en función de la naturaleza de la información que manejan para la protección de datos de un despacho de abogados.

Tomar conciencia

Actuar por actuar nunca trae resultados favorables. Si aplicamos esta reflexión a la protección de datos en los despachos de abogados, las consecuencias nos llevan a hacernos las siguientes preguntas: ¿por qué protejo los datos de mi despacho de abogados? ¿Lo hago porque me lo exige la Ley o porque soy consciente de su importancia?

A lo largo de los años en nuestro negocio son muchas las decisiones que debemos de tomar. Barajamos posibilidades, estudiamos las consecuencias, analizamos las prácticas, etc. Sea cual sea la acción, si se ha llevado a cabo significa que hemos sido conscientes de su necesidad. Tomar la decisión de proteger los datos de un despacho de abogados conlleva algo parecido. Lo dicen los sociólogos especialistas en el tema, como Antoni Estradé i Saltó. La sociología define la sociedad actual como una entidad dormida. Despertar de ella, en el sentido que estamos tratando, puede ser el camino al éxito en los despachos de abogados.

La toma de conciencia es el primer paso para cambiar o comenzar a aplicar una solución. De esta forma, si los despachos de abogados son conscientes del problema y de las consecuencias que puede acarrear prescindir de la protección de los datos, podrán actuar correctamente.

3 sujetos que intervienen en la protección de datos de abogados

Uno de los mayores retos a los que tienen que hacer frente los despachos de abogados es a la captación de clientes. Es por ello, precisamente, por lo que, una vez logrados, mantener la confianza con los mismos se convierte en un objetivo prioritario. Aspectos demográficos como la ubicación, y otros más internos como mantener el contacto, ser informado constantemente, la honradez, la escucha, la confidencialidad y la primacía de sus intereses, son algunos de los factores que los clientes tienen en cuenta a la hora de depositar su confianza en los despachos de abogados. Por ello, asegurar la protección de sus datos es un camino directo para lograrlo.

De esta forma, son muchas las preguntas, dudas e incertidumbres que pueden desesperar a los clientes a la hora de ponerse en manos de un despacho, pues están buscando soluciones importantes para ellos. Equivocarse, podría empeorar sus problemas.

De esta manera, los despachos de abogados deben saber quiénes intervienen en la materia de protección de la información de sus clientes cuando se prestan a garantizar su seguridad. Encontramos los siguientes sujetos:

Responsable del fichero. Según la Ley Orgánica 15/199 de Protección de Datos, el responsable del fichero es “la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo que decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento”. En definitiva, es quien decide qué se va a hacer con los datos personales del fichero, para qué se van a utilizar.
Guardar secreto. Los despachos de abogados y su personal, como responsables del tratamiento de ficheros, tienen el deber de guardar secreto con respecto a los datos de carácter personal.
Agencia de Protección de Datos (APD). En referencia a este ente de Derecho Público, en España, podemos encontrar la Agencia estatal y varias autonómicas. Todas ellas coinciden en un mismo objetivo: “Velar por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos y controlar su aplicación, en especial en lo relativo a los derechos de información, acceso, rectificación, oposición y cancelación de datos”.
Podemos referirnos a él como el ‘afectado’ o ‘interesado’, pues es a quien pertenecen los datos que se manejan en el despacho de abogados. Se trata de la persona física titular de la información que es objeto de tratamiento. En definitiva, es el propietario original de la información contenida en los ficheros.

Obligaciones del responsable del tratamiento en despachos de abogados

Sabemos que la principal responsabilidad de los encargados del tratamiento de ficheros es velar por su protección, en particular, y cumplir con el Reglamento en el que viene establecido, en general. Sin embargo, ¿cuáles son las funciones que contribuyen a ello?

Notificación de los ficheros. “Los ficheros de datos de titularidad privada deben notificarse e inscribirse obligatoriamente en el Registro General de Protección de Datos. En este artículo se explica sobre quienes recae esa obligación, así como el procedimiento para practicarla”. Esta responsabilidad recae sobre cualquier persona o entidad que pretenda generar un fichero con datos personales. Su notificación debe hacerse en la APD de manera previa a su creación para que la entidad pueda inscribirlo en el Registro General de Protección de Datos.

Derecho de información en la recogida de datos. Viene establecido en el Artículo 5 de la Ley, y supone un derecho de los titulares de los datos y, en muchas ocasiones, un punto positivo para que el ciudadano pueda ejercer el resto de derechos marcados por la LOPD (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición). Esta, a su vez, establece que “a quienes se les soliciten datos personales deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco»:

“De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos y de los destinatarios de la información”.

“Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas”.

“De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos”.

“De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición”.

“De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante”.

Calidad de los datos. Las características necesarias que deben cumplir los datos de carácter personal para poder ser recogidos en su tratamiento son: información adecuada, pertinente, finalidades explícitas y legítimas, entre otras.

Consentimiento del afectado o interesado. Para poder llevar a cabo el tratamiento de los datos, el responsable de los mismos tendrá que contar con el consentimiento y voluntad del cliente o clientes afectados, a no ser que la Ley disponga lo contario. El objetivo de este principio es que los clientes puedan ser conscientes del uso de sus datos, además de autorizarlo, en todo momento.

Datos especialmente protegidos. Los responsables del tratamiento deben tener muy presente que existe información que requiere una protección especial. Esta es toda aquella cuyo tratamiento viene regulado en el artículo 7 de la LOPD: Datos que revelen la ideología, afiliación sindical, religión y creencias; Datos que hagan referencia al origen racial, la salud o la vida sexual; Datos relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas.

Características de la información de los despachos de abogados

Los sujetos responsables del tratamiento de datos en los despachos de abogados pueden ser tanto la propia entidad jurídica como alguno de sus abogados en particular. De cualquier forma, ambos deben velar por la protección de los datos sensibles de sus clientes. La razón es la siguiente: es información con especial influencia en la intimidad, los derechos fundamentales y las libertades públicas del individuo. Estos tres aspectos requieren un nivel alto de seguridad. Recuerda que la protección de datos en un despacho de abogados es fundamental para su buen ejercicio.