La administración de derechos sobre la información o tecnología IRM (Information Rights Management) y del sistema de protección de datos de AceroDocs. Además, junto al cifrado a nivel de archivo y la trazabilidad, se ha convertido en una solución idónea para la protección de documentos sensibles con la gestión de los permisos de acceso.

¿Quieres saber cómo funciona? ¿Por qué es una tecnología necesaria? Acompáñanos en este post y no te lo pierdas.

Importancia de la tecnología IRM en la protección de datos

La mayoría de los gestores documentales implementan elementos de seguridad para limitar el acceso a los documentos a las personas autorizadas. Sin embargo, ¿qué pasa una vez que ya se ha descargado un archivo al que tiene permisos de acceso? ¿Puedo evitar que lo envíe a otras personas no autorizadas? ¿Puedo seguir controlando el acceso de las copias de ese archivo y su trazabilidad? ¿Qué pasa si imprime el documento? Para eso están los sistemas de gestión de derechos de la información (IRM). 

Esta tecnología se encarga de impedir que las personas no autorizadas puedan ver, reenviar, copiar, imprimir o descargar información confidencial. En definitiva, actúa frente a:

• El acceso a la información no autorizada.
• La realización de capturas de pantalla. 
• La impresión y descarga de documentos. 
• El registro de acceso a los ficheros.
• La copia o modificación de documentos.

AceroDocs ha integrado el IRM en su sistema, ayudando a las empresas no solo a proteger sus datos de forma segura, sino también a cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de manera más fácil, rápida y eficaz.

¡Garantiza la seguridad de tu empresa y aumenta la confianza de tus clientes en ella!

¿En qué escenarios podrías utilizar una herramienta IRM?

Existen muchísimos casos en los que nos vendría fenomenal disponer de este tipo de tecnología. Por ejemplo:

• Cuando hemos enviado algún correo electrónico con información relevante a la persona equivocada.
• Cuando compartimos algún tipo de información con personas de confianza con las que, a lo largo del tiempo, perdemos el trato o la comunicación. 
• Cuando mi empresa dispone de un gestor documental con algún tipo de control y permite que el usuario pueda descargarse un documento y almacenarlo en el directorio de su ordenador. A partir de entonces, puede manipularlo como quiera e incluso filtrarlo.
• Cuando enviamos un documento con información sensible (nuestra o de nuestros clientes) a uno de nuestros partners porque queremos que lea la información, pero que no pueda descargarlo ni editarlo. O incluso, para cuando queremos que un determinado usuario deje de tener acceso a un archivo. 
• Cuando enviamos propuestas comerciales a nuestros clientes para observar la tracción que tiene gracias a la trazabilidad, y poder llamarles inmediátamente para obtener feedback cuando se nos notifique que lo han abierto. 

Hay muchísimos escenarios en los que una herramienta IRM nos facilitaría el día a día y evitaría problemas económicos y legales en las empresas. ¿Alguna vez te has encontrado en una situación similar a las mencionadas? Cuéntanoslo.

¿Cómo funciona AceroDocs?

Si deseas profundizar en esta herramienta, solo tienes que registrarte y acceder desde nuestra página web para empezar a proteger tus documentos y gestionar los derechos sobre los mismos. Sin embargo, si eres tú quien recibe un documento cifrado con la tecnología de AceroDocs, solo tienes que arrastrarlo a www.acerodocs.com/go para visualizarlo. Inmediatamente, se pedirá la autenticación de su email para poder ver el documento en el visor web. Se te enviará un correo y ya podrás acceder al archivo pero no te pedirá que te instales ninguna aplicación ni siquiera que te crees una cuenta en la plataforma; no te preocupes si en vez de Windows eres usuario de Mac o Linux porque podrás abrir los documentos en cualquier plataforma..

Esta herramienta permite enriquecer la experiencia de usuario en los servicios de AceroDocs, así como el envío de comunicaciones de productos o servicios. Algunas características destacables de esta herramienta son:

• La usabilidad del usuario creador. Con AceroDocs se da el cifrado en un único paso (AceroCarpetas), siendo más simple y rápido de desplegar y gestionar, respecto a los requisitos de gestión mediante certificados digitales.
• Usabilidad del receptor. No necesita instalar software de aplicación, ni realizar log-in para acceder a los documentos. La protección es persistente  con el fichero más allá de su distribución. 
• Integridad del documento. Los documentos nunca pierden su integridad y el receptor no tiene claves ni contraseñas que recordar para el acceso. Solo su email.
• Visores y soportes a documentos. Tiene un visor nativo con control profundo de documentos y distintas funciones: bloqueo de impresiones de pantalla, control de impresión, mantenimiento del formato del elemento encriptado…. Es posible añadir, editar y revocar permisos de acceso al fichero a posteriori, una vez realizada la distribución del mismo. ¡Un receptor puede abrir documentos de Office cifrado sin tener siquiera Microsoft Office instalado.!
• Funcionalidades de carpetas de encriptado para proteger de forma masiva. Forman parte de la base del producto, integrada y activa con las funcionalidades incluidas en la suscripción. El fichero con IRM se abre desde cualquier entorno y tiene soporte para todos los sistemas operativos. 
• Soporte a firma digital. Los documentos encriptados no pierden su integridad. Un documento con firma digital, encriptado y desencriptado, mantiene todas las características originales bit por bit: firma digital, metadatos, etc. Esto ocurre gracias a la utilización de un sistema propio de cifrado robusto en vez de depender de sistemas de terceros. 
• Mantenimiento evolutivo por feedback. Roadmap vivo y dinámico, priorizando requerimientos derivados del feedback de clientes. 

¡Protege y controla tus datos con la tecnología IRM de AceroDocs! Es la solución perfecta para integrar la protección de documentos sensibles con la gestión de los permisos para acceder a los mismos.