La transformación digital en un requisito indispensable de las empresas para sobrevivir en la economía digital que mueve el mundo. Se trata de la integración de la tecnología digital en todas las áreas de la empresa, modificando la manera en que gestiona, opera y brinda valor a sus clientes. Sin embargo, es importante no perder de vista el cumplimiento de la normativa de protección de archivos durante este proceso de transición. 

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¿Qué es la transformación digital?

Se trata de aplicar las capacidades digitales a la cultura, los procesos, los productos y los activos de una empresa para mejorar su eficacia, el valor y descubrir nuevas oportunidades de generación de ingresos. Este proceso implica la adopción de nuevas herramientas tecnológicas y la gestión del cambio desde el núcleo de la empresa hacia el exterior. No se trata de una mera adopción tecnológica o presencia digital, sino de un auténtico cambio en el modelo de negocio.

¿Estás preparado para dar el salto? ¿Cómo vas a proteger tu empresa durante la transformación digital? ¡No pierdas de vista la seguridad!

El incumplimiento de las empresas en la digitalización

Muchos negocios empiezan su proceso de transformación digital perdiendo de vista lo que establece el Reglamento General de Protección de Datos al respecto de la información sensible que manejamos. Lo cierto es que una normativa europea como la del RGPD podría ayudar al cambio digital de las empresas en la Unión Europea (UE) por varias razones:

• Obliga a utilizar técnicas como encriptado de archivos, lo que aumenta la inversión en Tecnologías de la Información (TI) y la ciberseguridad. 
• Impulsa a digitalizar los documentos a través de sistemas de gestión documental, lo que da un primer paso vital hacia la transformación digital de las empresas. 

Sin embargo, durante el proceso de transformación digital, podríamos caer fácilmente en algún tipo de infracción sin ni siquiera ser conscientes de ello. Por ejemplo, un año después de la entrada en vigor del Reglamento, casi ninguna de las web más visitadas de España permitía a los usuarios rechazar las cookies, ni enviaba a los usuarios las solicitudes de consentimiento que procedían, ni tampoco exigían el consentimiento expreso para tratar los datos registrados a través de formularios.

Con la digitalización, millones de empresas han dado el salto al mundo online, pero esto no implica que puedan obviar los requisitos impuestos en el Reglamento. Al contrario, son una obligación para sus negocios. 

¿Se puede transformar digitalmente tu empresa mientras cumples con el RGPD?

La respuesta es sí. Para que todo lo que te hemos contado anteriormente no suceda, es fundamental contar con el asesoramiento de profesionales en la industria de la protección de archivos y disponer de aplicaciones para cifrar la información sensible. Así lo establece la normativa:

“A fin de mantener la seguridad y evitar que el tratamiento infrinja lo dispuesto en el Reglamento, el responsable o el encargado deben evaluar los riesgos inherentes al tratamiento y aplicar medidas para mitigarlos, como el cifrado”. 

Las aplicaciones de protección con encriptado de datos son una alternativa vital para proteger la compañía en el nivel de seguridad adecuado. Sin embargo, si no se toman este tipo de medidas a tiempo, pueden producirse violaciones de seguridad con graves daños y perjuicios físicos, materiales o inmateriales para las personas físicas. Por ejemplo: 

• Pérdida de control sobre sus datos personales o restricción de sus derechos.
• Discriminación.
• Usurpación de identidad. 
• Pérdidas financieras. 
• Reversión no autorizada de la seudonimización. 
• Daño para la reputación. 
• Pérdida de confidencialidad de datos sujetos al secreto profesional. 
• Otros perjuicios económicos o sociales significativos para la persona física en cuestión.

Las herramientas de protección de archivos son, precisamente, para evitar todos estos daños. Tan pronto como el responsable del tratamiento tenga conocimiento de que se ha producido una vulnerabilidad o violación de seguridad en los datos personales, debe notificarlo a la autoridad de control competente. Esto proceso ha de llevarse a cabo sin dilación indebida y a más tardar en 72 horas. 

Durante el proceso de transformación digital, la empresa puede mostrarse más vulnerable a los ataques o brechas de seguridad, dado que estará en un proceso de transición. Para evitar imprevistos de ciberseguridad, es importante contar con una protección eficaz.

La comunicación de la violación de seguridad a los interesados

En caso de producirse una brecha de seguridad, es obligatorio para el responsable del tratamiento comunicar al interesado lo que ha ocurrido, especialmente cuando entraña un alto riesgo para sus derechos y libertades. Debemos tomar las precauciones necesarias y describir la naturaleza de la violación, así como las recomendaciones. Estas comunicaciones deben hacerse con la mayor rapidez posible.

¿Preparado para empezar la transformación digital de tu negocio mientras cumples con el RGPD?