El nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ha hecho un recorrido por todas las empresas de la Unión Europea para dejar constancia de los requisitos que se deben cumplir. Las tareas realizadas por los traductores conllevan el manejo de una gran cantidad de información sensible, de manera que se requiere cumplir al 100% con la normativa y establecer las medidas adecuadas para la confidencialidad y el anonimato.

En una sociedad multicultural como en la que vivimos, el trabajo de los traductores como intermediarios interculturales ha cobrado gran importancia. Por eso, hoy queremos introducirnos en un viaje por las tareas que realizan y observar de cerca cómo influye el RGPD en esta profesión.

¿Preparados?

Cómo se desarrolla el trabajo de un traductor

Todo comienza en la comunicación entre dos partes. Un cliente contacta para traducir una serie de documentos, una acción que se basa en el valor de la confianza, sobre todo porque traslada la responsabilidad sobre el documento a un tercero.

Después, el profesional recibe y almacena los escritos a traducir, muchos de ellos en nubes públicas. ¿Qué ocurre cuando esto sucede? En la mayoría de los casos, los traductores no cuentan con barreras de ciberseguridad más allá de las nubes públicas, de manera que ponen en riesgo el contenido de sus clientes. ¿Son conscientes de ello?

En continuidad con sus tareas, los traductores realizan un presupuesto, estiman tiempos y definen medios para que el cliente reciba sus documentos traducidos. A continuación, se envía una o más facturas para que se realicen los pagos correspondientes, se entregan las traducciones y, finalmente, se recibe el pago de la última factura y se cierra el caso.

Como podéis observar, se trata de un proceso en el que intervienen dos partes y en el que se intercambian datos sensibles. Las facturas y los documentos traducidos no son información cualquiera, sino la base de la profesión de los traductores. Por eso, resulta imprescindible poner las barreras exigidas por la normativa en materia de protección de datos. ¿Cómo pueden conseguirlo?

El almacenamiento seguro del traductor: aspectos importantes

• IRM y cifrado

Si tuviéramos que definir la manera más efectiva de proteger la información de las empresas en la actualidad, utilizaría dos palabras: IRM y cifrado. Son dos sistemas que, combinados correctamente, generan un sistema de protección de datos rápido, sencillo y eficaz para el usuario. Por eso, queremos hablaros de AceroDocs.

Se trata de una aplicación desarrollada por profesionales tecnológicos que permite proteger los documentos mediante cifrado fácil de usar y accesible para todos. Dicho de otro modo, el cifrado y la tecnología IRM (Information Rights Management) se manifiestan a través de AceroDocs para brindar la única solución capaz de unificar estos sistemas de forma natural y sencilla para el usuario. Tanto es así, que AceroDocs ya ha puesto rumbo hacia el Tercero de Confianza.

• Un almacenamiento seguro

Gracias a las posibilidades que nos brinda, los traductores pueden llevar a cabo un almacenamiento seguro. Es decir, puede garantizar la protección y el resguardo de contenido a traducir, principalmente porque cuenta con el encriptado en origen, tránsito y mantiene la protección en destino. Una vez recibidos los documentos, si se protegen, pueden ser almacenados en cualquier dispositivo.

• Proteger datos sensibles

Entregar un presupuesto ‘encriptado’ significa asegurarse de proteger datos sensibles, además de poder dar seguimiento a las siguientes acciones: confirmar que el cliente lo ha abierto, cuándo lo ha hecho, cuántas veces y desde dónde. Así, el traductor se asegura de que el presupuesto enviado no pueda ser objeto de mal uso dando pie a una competencia desleal, por ejemplo. Por la misma razón, también se puede hacer seguimiento de las facturas.

• Asegurarse de que las traducciones son recibidas solo por el cliente

Una vez realizadas las traducciones, se pueden enviar ‘encriptadas’ para asegurarse de que solo la recibe el cliente y su contenido solo puede ser visualizado, pero no extraído. Para más seguridad, pueden, incluso, establecer un tiempo definido de exposición para que el cliente compruebe la calidad del trabajo y que se cierre tras este tiempo a la espera de que pague la última factura.

Una vez recibido el pago de la última factura, sin tener que reenviar los documentos, el traductor, sencillamente, ‘abre’ el permiso al receptor para que descargue los originales. Si recibiera el pago fuera de horario de oficina o estando lejos de su área de trabajo (pensemos en diferentes zonas horarias), una vez comprobado el pago, desde su móvil, podría abrir los permisos para que el receptor pueda descargar los documentos. Puesto que esta acción se puede hacer desde el Dashboard web de AceroDocs, el traductor podrá hacerlo desde su móvil sin necesidad de tener acceso a su ordenador.

En resumen

Os acabamos de contar cuáles son las principales tareas que realizan los traductores, cómo las llevan a cabo y qué pueden hacer para mantener sus documentos seguros. Como podéis observar, se trata de un proceso en el que el traductor:

• Ha sido cuidadoso con los archivos tratados;
• Los ha mantenido a salvo en su almacenamiento;
• Ha cuidado la protección en el tránsito, de manera que puede compartir acceso a una nube pública o enviarlo por mail sin problemas;
• Ha podido enseñar su trabajo al cliente antes de recibir el pago, sin miedo a que este pueda obtener la copia original antes del debido pago, y todo esto sin necesidad de realizar desplazamientos.

En todo este proceso, el traductor, ha sido cuidadoso con los archivos que ha tratado, los ha mantenido a salvo en su almacenamiento, ha cuidado la protección en el tránsito (puede compartir acceso a una nube pública o enviarlo por mail sin problemas) y ha podido enseñar su trabajo al cliente antes de recibir el pago, sin miedo a que éste pueda obtener la copia original antes del debido pago y todo esto, sin que haya necesidades de desplazamientos.

Si eres traductor y estás leyendo este artículo, te invitamos a probar nuestro sistema y a comprobar por ti mismo todo lo que te acabamos de contar: https://dashboard.acerodocs.com/accounts/#/creation/new

¡Conecta las realidades de dos culturas diferentes de la manera más segura!