Manual de Usuario Acerodocs v1.10

Manual de Usuario Acerodocs v1.10

Descarga aquí el manual de usuario AceroDocs v1.10.

 

Sobre este manual

Este manual de usuario está diseñado específicamente para describir en detalle las funciones de la aplicación.

Contenido

  1.  Proteger un documento             
  2.  Panel de control AceroDocs       
  3.  IRM abierto
  4.  IRM selectivo
  5.  Proteger carpetas
  6.  Drag&Drop
  7.  Vigilancia Dropbox y USB
  8.  Traductor
  9.  Papelera        
  10.  Trazabilidad
  11.  Menú contextual
  12.  Grupos y jerarquías

Inicio Acerodocs

¿Qué es AceroDocs?

AceroDocses una aplicación que le permite proteger sus archivos mediante cifrado (encriptado) y acceder a ellos de forma sencilla desde cualquier ubicación y dispositivo, pero sin que otros tengan acceso. Podrá guardar sus documentos sensibles en la nube (Dropbox, Google Drive, etc.) o en un pendrive de forma segura. Esto es el cifrado tradicional, utilizado para securizar el archive en reposo y en tránsito.

Para los documentos con formato PDF, el cifrado AceroDocs incluye además la funcionalidad de “protección remota” o IRM (Information Rights Management). Podrá enviarlo protegido a uno o varios destinatarios, que lo podrán visualizar (mediante un visor) pero no podrán extraer el archivo original. Cuando ud. lo decida podrá eliminar el acceso y todo el que haya recibido el documento ya no lo podrá visualizar. Esta funcionalidad innovadora permite proteger el documento también en destino: allá donde viaje el documento, este se mantiene encriptado, incluso  cuando un receptor lo esté visualizando; esta  protección, se mantiene para todas las copias que se hayan hecho del archivo.

1. Proteger un Documento

La forma habitual de proteger un documento es mediante la aplicación AceroDocs instalada en Windows.

  1. Antes de nada, asegúrate de haber instalado AceroDocs para escritorio en tu ordenador.
  2. Para proteger un archivo solo tienes que hacer clic derecho sobre él, después seleccionar “AceroDocs -> Proteger”.

Dependiendo del formato del archivo original, aparecerá el archivo encriptado con uno de estos dos iconos:

Cifrado en reposo y en tránsito

Con ambos tipos de cifrado podrás guardar tus documentos sensibles en nubes públicas (p.e. Dropbox o Google Drive) o en dispositivos externos (p.e. pendrive USB) con total seguridad. Si lo deseas puedes permitir el acceso a otras personas, identificándolas por su correo electrónico; para acceder al archivo no necesitan tener instalada la aplicación, ni tampoco tener una cuenta en AcerDocs.

 

Cifrado en destino

Los archivos de color morado tienen la protección adicional del visor IRM, lo que significa que se pueden modificar de forma remota los permisos o incluso eliminar el acceso al documento y sus copias al cabo de un tiempo después incluso de haberlo enviado.

Para acceder a los archivos naranja .acero o los morados .acerov, el receptor no tener instalada la aplicación, ni tampoco tener una cuenta en AcerDocs, a no ser que el autor del documento lo fuerce.

 

NOTA: un usuario de AceroDocs puede cifrar un archivo con la plataforma web sin necesidad de tener la aplicación instalada, como se verá más adelante.

Panel de control (dashboard) de AceroDocs

Se pueden gestionar los permisos directamente en Windows clicando sobre un archivo, o buscándolo en la lista de archivos en el dashboard web.

 

  1. Una vez hayas cifrado un archivo con soporte de protección remota, haz clic derecho sobre el icono morado del archivo cifrado generado y selecciona “AceroDocs -> Gestionar permisos”.
  2. Aparecerá una ventana nativa de gestión de permisos sobre ese archivo en particular. Clicando sobre el icono del globo del mundo aparece el dashboard web con ese archivo desplegado dentro de la lista de todos los archivos gestionados.
  3. Ahora podrás ver los permisos del documento seleccionado en una lista desplegable en el panel de control, junto con el resto de sus archivos protegidos.

3. IRM Abierto:

Enviar un archivo.acerov” con protección remota

Quien lo reciba podrá tener acceso a tu documento incluso si no tiene cuenta AceroDocs

 

Para los documentos con soporte de visor IRM (PDF, TXT e imágenes), el cifrado AceroDocs incluye la funcionalidad de “protección remota” o IRM (Information Rights Management). De esta forma podrás enviarlo protegido a uno o varios destinatarios que lo podrán visualizar (mediante un visor) pero no podrán extraer el archivo original. Cuando tú lo decidas podrás eliminar el acceso y todo el que haya recibido el documento ya no lo podrá visualizar.

 

Los tipos de archivo con soporte de visor IRM son PDF, TXT e imágenes. Los archivos ofimáticos como MS Office se pueden convertir directamente a PDF al cifrarlos para darles soporte IRM, con la posibilidad de incrustar el archivo editable original dentro del archivo cifrado.

 

La modalidad IRM abierto no requiere autenticación por parte del receptor.

Tu receptor también puede abrirlo simplemente haciendo doble clic. ¡Incluso aunque él no tenga instalado AceroDocs

Solo tienes que hacer clic derecho sobre el archivo protegido .acerov y seleccionar “AceroDocs -> Empaquetar para enviar”.

Se creará un archivo html (o .zip si son varios archivos) con el documento cifrado en su contenido. Este archivo podrás enviarlo

de la forma que quieras (por e-mail, con un pendrive USB, etc.)

Este archivo detectará si tu receptor tiene la aplicación instalada, en cuyo caso se le abrirá con el visor nativo. En caso contrario, se le abrirá automáticamente con un visor web.

 

Tus receptores lo podrán visualizar siempre y cuando mantengas el permiso activado. Cuando lo desactives desde el Panel de Control se perderá el acceso al documento, así como a todas sus copias. Si lo prefieres, también puedes poner un tiempo de caducidad al archivo antes de enviarlo.

¿Cómo? Solo tienes que hacer clic en Configurar caducidad y podrás otorgar a los receptores el tiempo que quieras para que accedan al archivo.

Los formatos de archivos ofimáticos que no tengan soporte a IRM se pueden pasar a PDF al cifrarlos con la opción clic derecho --> AceroDocs --> pasar a PDF y proteger.

 

Aparecerá el siguiente mensaje:

Si se escoje “Sí” se creará un fichero protegido con extensión .acerox  con soporte de visor IRM que incluirá archivo original así como el archivo convertido a PDF. De esta forma un receptor con permiso solo de visualización verá el PDF en el visor, pero el que tenga permiso de extracción extraerá el editable original.

  1. IRM Selectivo

Antes de enviar un documento, podrás seleccionar de antemano quién podrá visualizarlo.

Si alguien que no está en la lista lo recibe, no podrá abrirlo.

 

Gracias al IRM selectivo, podrás gestionar de manera individual los permisos de los archivos.

El receptor podrá acceder al archivo mediante un visor tras autenticarse con su email. Sin embargo, si ya tiene AceroDocs solo tiene que iniciar sesión.

 

Permisos:

-Visor web: el receptor del archivo, al soltarlo a través del Drag&Dropo www.acerodocs.com/go, se le solicita autenticar su email. Se le enviará un enlace de confirmación y tras confirmarlo, se le autoriza poder visualizarlo en el visor web.