No es casualidad que hoy vayamos a enfocarnos en el seguimiento de los documentos de autónomos. Esta reflexión coincide con un panorama empresarial en el que se exige el cumplimiento con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Teniendo en cuenta la cantidad de incidentes de seguridad que cada año se producen en las empresas, cada vez tiene más importancia saber con exactitud quién, cómo, cuándo y dónde se accede a nuestra información. Pero ¿sabes qué es lo mejor de todo? Que esto ya es posible gracias a la trazabilidad que aportan algunos sistemas.
¿Has escuchado hablar de ella? ¿Sabes en qué consiste? ¿Cómo podrías aplicarla en tu negocio?
Hoy, queremos contártelo.
¿Qué es la trazabilidad?
En pocas palabras, se trata de una técnica que permite a las empresas hacer un seguimiento exhaustivo de quién, cuándo, cómo y dónde se accede a sus datos. Se trata de un arma poderosa y muy útil para todas aquellas acciones comerciales que se realizan en el panorama empresarial y para las confirmaciones de entrega. Este servicio es capaz de aportar pruebas demostrativas de la integridad y el origen de tus datos.
La trazabilidad no solo cobra sentido cuando se utiliza un IRM (Information Rights Management) selectivo, sino también lo hace con el abierto (que no requiere autenticación por parte del receptor). La diferencia se encuentra en que, con este último, es habitual encontrar accesos anónimos; en cualquier caso, la IP y la ubicación geográfica nos da un indicio de por dónde se están moviendo nuestros documentos.
Conoce el tratamiento que se le están dando a tus datos
Hace unos años era impensable imaginar un sistema de estas características. Hoy, sin embargo, es una realidad cada vez más asentada en la estructura de los negocios. No es para menos, pues la trazabilidad nos permite conocer el número de visualizaciones realizadas sobre nuestros documentos enviados, el acceso de los usuarios, las extracciones, , las impresiones, el sistema operativo utilizado, etc.
Estos objetivos ya no son una utopía sino una auténtica realidad. En la actualidad, los autónomos o microempresas pueden sacarle todo el jugo a la trazabilidad por la cantidad de ventajas que aporta a sus actividades. Pueden hacer un seguimiento de cualquier información enviada o compartida con sus receptores. Por todo esto y más, hablamos de la trazabilidad como una forma sencilla y eficaz de tener el control y el poder óptimo sobre nuestros datos.
En definitiva, las personas autónomas pueden conocer con facilidad el uso real que se le está dando a su información, un dato muy valioso para cumplir con la normativa vigente, primero, y para garantizar el nivel de seguridad necesario, después. Además, esta tecnología puede resultar también de gran ayuda para el uso personal, sobre todo por la posibilidad de conocer quién y cuándo se ha visitado su CV, así como evitar la circulación descontrolada de estos datos personales.
Hace tiempo que la información se convirtió en el principal activo de la mayoría de las empresas, sea cual sea su tamaño. Y hace tiempo, también, que el mundo comenzó a dar pasos de gigante en la Era de la Información. El big data forma parte de nuestro mundo más actual, y la trazabilidad es una herramienta capaz de tomar las riendas sobre estos avances.
Y una última cosa…
En la experiencia de AceroDocs, hemos descubierto que algunos profesionales de las micropymes, o de cualquier otra empresa, creen que gran parte de las herramientas de protección de datos actuales les permiten delegar la responsabilidad de la custodia de la información en el receptor, pero creemos que es importante tener claro que esto no es así.
¿Te has quedado con alguna duda? ¿Tienes claro en qué consiste la trazabilidad? ¿Sabes ya cómo podrías utilizar en tu negocio? ¿Habías escuchado hablar de esta técnica anteriormente?
No te quedes con ninguna espinita clavada y pregúntanos cualquier duda que se te pueda estar pasando por la mente.