Los beneficios de la tecnología IRM en los despachos de abogados

Los beneficios de la tecnología IRM en los despachos de abogados

¿Qué es el IRM? ¿Para qué se utiliza? ¿Qué función cumple en los despachos de abogados? Si has llegado hasta aquí es porque, seguramente, has tomado conciencia de los riesgos a los que se someten las empresas cuando no cuentan con sistemas de seguridad de datos en las mismas. Si es así, ¡enhorabuena! Has dado el primer paso para cumplir con el nuevo Reglamento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) en tu despacho de abogados.

La tecnología: una revolución en todos los ámbitos de las empresas

Tenían razón aquellos sabios de principios de siglo que nos alertaban de lo que vendría a ser este período: una revolución tecnológica. En verdad, no les faltaba razón. Hemos visto cómo, a lo largo del siglo XXI, incluso antes, las tecnologías han ido tomando lugar en todos los aspectos de nuestra vida diaria. Las páginas web se han convertido en el principal escaparate de las empresas, los blogs han ocupado un lugar privilegiado para mostrar su contenido, y las redes sociales se han posicionado como una de las principales vías de difusión de su información.

Como prueba de este hecho, el INE (Instituto Nacional de Estadística) hizo público en 2016 un informe en el que se establecía lo siguiente: “casi un 43% de las empresas españolas utilizan medios sociales”. Los porcentajes eran los siguientes:

  • 94,5% Redes Sociales.
  • 43,8% Blogs.
  • 42,5% Websites.
  • 10,7% Otras herramientas.

Así, las empresas en general, y los despachos de abogados, en particular, han vivido de primera mano la introducción de las nuevas tecnologías. De la misma forma, estas han ocupado el primer lugar en las maneras de proteger la información en nuestro negocio. Tanto es así, que controlar nuestros documentos, estén donde estén, se ha convertido en una auténtica realidad gracias al sistema IRM.

Qué es la tecnología IRM

Hablar de IRM, así, sin más, puede que no nos diga nada. Sus siglas significan Information Rights Management. Esta Gestión de Derechos de la Información es una tecnología utilizada para proteger la información sensible de accesos no autorizados. El control remoto que integra hace que no perdamos el dominio ni el poder sobre nuestros archivos originales en ningún momento. Entre sus funcionalidades podemos encontrar:

  1. “Protección frente al acceso a información no autorizada”.
  2. “Protección frente a copia o modificación”.
  3. “Registro de acceso a los ficheros”.
  4. “Protección frente a la realización de capturas de pantalla”.
  5. “Protección frente a la impresión de documentos”.
  6. “Protección frente a la descarga”.

De esta forma, el uso y la implantación del sistema IRM en los despachos de abogados aporta total seguridad a la información que manejan cumpliendo, así, con las exigencias expuestas en la LOPD con respecto a los tres niveles de seguridad: básico, medio, alto.

¿Qué ventajas nos aporta la utilización del sistema IRM en los despachos de abogados?

Los despachos de abogados son focos de información sensible y por ello suelen ser objetivo de los ciber-delincuentes. En ellos, se han producido muchísimos hackeos a lo largo de la historia. Concretamente, en 2016 se registraron 70 incidentes por ransomware, con un importe medio de entre 500-6.000 € de petición de rescate por concepto de los ficheros en cada ordenador del despacho. De esta forma, han sido muchísimos los despachos de abogados que no han tomado las medidas necesarias ante la protección de datos. Otros, sin embargo, ya han implantado el sistema IRM, de manera que han obtenido los siguientes beneficios:

  • Acceso a los archivos desde cualquier lugar y dispositivo.
  • Seguridad de que nadie más tendrá acceso a tus documentos.
  • Protección remota.
  • Eliminar el acceso en el momento en el que decidas.
  • Dominio de los derechos de tus documentos.
  • Protección asegurada. Con los mismos algoritmos de cifrados (AES) que usa la industria de la banca y los seguros, a un coste muy reducido.
  • Cumplimiento del Reglamento de la LOPD de una manera rápida, sencilla y eficaz.
  • Envío de documentos seguros.
  • Reducir el impacto de daños ocasionados en el caso de ataques informáticos y lo que ello conlleva: pérdida de la confianza de los clientes, pago de rescates, mala reputación, sanciones, etc.
  • Poder presumir de últimas tecnologías con tus actuales clientes, lo que incrementa la confianza en el servicio de tu despacho.
  • Reducir el impacto en el caso de incidentes con la información y casos de tus actuales clientes.

¿Qué función cumple la tecnología IRM en los despachos de abogados?

El sistema IRM aporta una protección de datos diferente a otros sistemas que ya hay establecidos. Su diferenciación se encuentra en la protección remota, un factor que va de la mano de la obligación de proteger los datos. Se utiliza, sobre todo, para proteger la información de carácter sensible en aquellas empresas en las que se manejan.

Los despachos de abogados constituyen un entorno profesional rodeado de información confidencial. Por ello, deben implantar medidas eficientes que hagan de su negocio un lugar seguro, no solo para ellos, sino también para sus clientes. Un lugar donde nuestro deber es implantar soluciones que puedan proporcionar seguridad en la custodia de los ficheros con información de los sucesos, en caso de producirse una fuga de estos. Un lugar que acaben relacionando con competencia y eficacia, y una razón más para fidelizar los actuales clientes y que ayuden a atraer nuevas personas, presumiendo del buen hacer y prácticas del despacho.

Gracias a la opción de establecer permisos de cualquier archivo o mensaje, el sistema IRM permite que, al abrir los documentos, automáticamente se consulten cuáles son las acciones que se pueden hacer con él. Algunas de las opciones que deshabilita la aplicación, y por las que se mantiene la seguridad óptima, son: edición y reenvío.

Por todo ello, la tecnología IRM ha hecho que los despachos de abogados vean en ella una solución eficaz, pues, aunque creas que no la necesitas, seguramente hayas llevado a cabo acciones tan cotidianas como enviar un correo electrónico sin ser consciente de los riesgos. ¿Cuántos correos electrónicos has enviado con información sin ningún tipo de protección? ¿Cuántos datos tienes almacenados en tu PC? ¿Crees que están seguros?

Esta es la realidad. Actualmente, no existen negocios o personas que no almacenen datos. Son nuestros, de nuestros proveedores, clientes…

 ¡Mantenlos y brinda por su seguridad!