¿Sabes qué es un gestor documental? ¿Conoces son sus características? ¿Eres consciente del papel que cumplen dentro de las empresas?
Nosotros te lo contamos.
¿Qué es un gestor documental?
Es el mejor de los tiempos. El mejor de los tiempos para entrar en acción con un gestor documental. Nos encontramos sumergidos en un mundo de datos que corren de un lado a otro, en una red de redes interconectadas que manejan el poder de la información que se mueve en internet. Prueba de ello, es el empeño que algunos mangantes de datos ponen para aprovechar el amplio, y a veces descuidado, mundo online en el que se desenvuelven las empresas.
¿Por qué te contamos esto? Para que comprendas la importancia que tienen los gestores documentales en los despachos de abogados. Se trata de sistemas utilizados para realizar el seguimiento, la gestión y el almacenamiento de documentos. Su capacidad alcanza las acciones de guardar un registro de las diferentes versiones de los documentos que han sido creados y modificados por diferentes usuarios.
Según un informe de la compañía de seguridad informática Trend Micro, en este 2018, “seguiremos viendo importantes ataques con gran alcance”. De la misma forma, la compañía asegura que gran parte de los ciberataques que se produjeron en 2017 “aprovecharon las vulnerabilidades conocidas que se podrían haber evitado si se hubieran parcheado de antemano”.
Principales funciones de un gestor documental en los despachos de abogados
Los gestores documentales encuentran su relevancia en el apoyo esencial que otorgan al cumplimiento de las normas y leyes que regulan muchos de los documentos que en ellos se almacenan. En los despachos de abogados se trabaja diariamente con información sensible y poderosa, por lo que la implementación de este tipo de soluciones de gestión documental adecuada a sus necesidades es esencial para el óptimo funcionamiento de este. Las principales funciones que desempeña un gestor documental son:
- Administrar toda la documentación de las empresas de una manera adaptada a sus necesidades. Estos documentos pueden ser de todo tipo: emails, PDF, vídeos, etc.
- Permitir la recuperación de la información.
- Reducir y ahorrar tiempo gracias a su implementación en los procesos de trabajo de las empresas.
- Asegurar la conservación de los documentos más valiosos y mantener el control sobre ellos.
- Archivar la información y almacenarla durante largos periodos de tiempo, de acuerdo con las garantías técnicas y de trazabilidad.
- Facilitar los procesos empresariales en cuestiones de información.
Le gestión documental une, así, el mundo digital con el analógico. Datos provenientes de cualquier vía pueden quedar perfectamente registrados y organizados en el mundo electrónico.
Ejemplo de gestor documental con encriptado
La tecnología IRM (Information Rights Management) cumple un papel fundamental en la seguridad de la información y la gestión de permisos en los documentos. Si además le sumas un gestor documental como repositorio, nos encontramos ante un sistema potente en cuanto a lo que a la protección de datos se refiere. A las razones que lo justifican nos ceñimos:
- Ayuda a impedir que aquellas personas que no estén autorizadas puedan imprimir, reenviar, guardar, editar o copiar información confidencial.
- Incluso si te robaran el equipo de trabajo, no podrían acceder a tu información personal.
- Tienes el control total sobre quién ve tu información y en qué momento puede dejar de hacerlo.
- La encriptación, con sus claves simétricas y asimétricas, es prácticamente irrompible.
- Un gestor documental con encriptado en los despachos de abogados limita el conjunto de usuarios que pueden descifrar los archivos, así como los derechos que estos tienen para leerlos, copiarlos, editarlos e imprimirlos.
- Evita la fuga de información a través del correo electrónico.
- Ayuda a los despachos de abogados a mantener el control sobre quién tiene acceso a sus archivos, de manera que nunca están disponibles al ojo de cualquiera.
- Permite que los ex-empleados pierdan el acceso de todos los archivos descargados del gestor documental o repositorio corporativo
Hoy en día existen muchos gestores documentales orientados para gran empresa (p.e. Documentum) u otros para pymes que son más bien repositorios en la nube (Box, Dropbox, etc.). Para pymes, AceroDocs recomienda soluciones open source como Nubicube, basado en las tecnologías disruptivas Nextcloud y Collabora.
Por su parte, el sistema IRM gestiona los permisos entre los servidores centralizados y los agentes en los clientes, de manera que permite “una rápida revocación centralizada de los derechos y mantener al día los datos de auditoría”. Esta tecnología permite el uso de información encriptada a escala empresarial, de manera que los despachos de abogados pueden implantarlo sin ningún tipo de problema.
Resumiendo
En definitiva, el encriptado de archivos es un procedimiento que utiliza un algoritmo de cifrado con claves simétricas y/o asimétricas para transformar un mensaje sin alterar su estructura lingüística o el significado que tiene. Los gestores documentales aportan al encriptado la posibilidad de administrar el seguimiento y almacenamiento de la información.
Las razones por las que los gestores documentales y el cifrado de archivos se han convertido en una opción eficaz para los despachos de abogados, tanto en la administración de sus documentos como en el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), se han convertido también en los beneficios de las empresas que los incluyen en sus procesos. De esta forma, la principal ventaja que un gestor documental junto con el encriptado aporta a los despachos de abogados es la siguiente: protección de la información, así como garantía y control de acceso a aquellas personas autorizadas para imprimir, acceder, reenviar, guardar, editar o copiar.
Si de verdad os interesa lo que os estamos contando, lo primero que querréis saber es quién trabaja en el desarrollo de estos gestores documentales. En pocas palabras: son profesionales. Ya os lo habréis imaginado, profesionales de la tecnología que conocen bien la normativa por la que se rigen las empresas en cuanto a la protección de datos, así como el mundo en el que se desenvuelve la actividad de negocios poseedores de información poderosa.
Hablando de poder, las personas hemos sido las creadoras de los ciberataques. Como decía Stephen Hawking: “Creo que los virus informáticos deberían contar como vida. Creo que dice bastante sobre nosotros el hecho de que la única forma de vida que hemos logrado crear sea puramente destructiva. Hemos creado vida basada en nuestra imagen”. Pero nos queda una esperanza, y es que dicen que la solución a un problema se encuentra dentro del mismo. Por eso, el ser humano ha creado la ciberdelincuencia y nosotros trabajamos para hacerle frente.
Los gestores documentales junto con el encriptado son un salto a la seguridad de las empresas.