Cualquier cuestión en protección de datos nos preocupa. Por eso estamos aquí. Hoy queremos compartir con vosotros en qué consiste la trazabilidad desarrollada por nuestro equipo de profesionales, cuándo debéis utilizarla y por qué ocupa un lugar fundamental en la seguridad de los despachos de abogados. Nosotros ya estamos preparados para contároslo. Y ¿vosotros?

¿Qué es la trazabilidad de AceroDocs?

Es la mejor forma de hacer un seguimiento de quién, cuándo y dónde se hacen acciones con nuestros documentos. Se trata de una herramienta incorporada en la aplicación de AceroDocs y resulta muy útil para acciones comerciales y para confirmaciones de entrega. La trazabilidad desarrollada por estos profesionales contribuye a la seguridad de la información en los despachos de abogados por su no repudio. Es un servicio que proporciona pruebas de la integridad y el origen de los datos.

¿Cuándo hacer uso de la trazabilidad?

La trazabilidad cobra sentido cuando trabajamos con documentos con permisos de acceso. ¿Qué quiere decir esto? Es un sistema que entra en acción cuando seleccionamos los permisos de nuestros documentos, proporcionados por la tecnología IRM (Information Rights Management). De esta manera, los despachos de abogados deben hacer uso de la trazabilidad siempre que protejan sus documentos con la tecnología de AceroDocs y quieran hacer un seguimiento de las acciones que los receptores llevan a cabo sobre estos:

• El número de visualizaciones.
• El acceso de los usuarios.
• Las extracciones de los documentos.
• El acceso de personas anónimas (si no hay autenticación del receptor)
• Las impresiones.
• El sistema operativo que están utilizando.
• El intento de acciones no autorizadas sobre los documentos.

A la pregunta ‘¿cuándo debo utilizar la trazabilidad en mi despacho de abogados?’ se me ocurren dos respuestas:

• Siempre que deseen conocer el uso que les están dando los receptores sobre sus documentos enviados. Esta acción permite obtener el feedback necesario para conocer el interés real en el material proporcionado. En definitiva, se trata de una información adicional que puede servir a los despachos de abogados para conocer la intención sobre sus documentos y otros datos de valor para la toma de decisiones.

• Para confirmar la entrega y no repudio de los documentos enviados. Esto se logra gracias a la certificación de envío y recepción. Se trata de una acción única que permite a los despachos de abogados tener la garantía de que sus documentos han sido recibidos y abiertos por el receptor.

En definitiva, la trazabilidad es un sistema que contribuye a la protección de datos de los despachos de abogados. Se trata de una razón más que suficiente para mencionarla en este artículo, sobre todo teniendo en cuenta la aplicación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) a partir del próximo 25 de mayo.

La trazabilidad debe ser, así, un sistema a tener muy en cuenta por los despachos de abogados, pues forma parte del conjunto de medidas técnicas y organizativas que hacen posible el cumplimiento. Es así como el IRM, junto con todas sus funcionalidades, se ha convertido en una pieza fundamental para la protección de datos, pues aporta la trazabilidad requerida.

Cómo es la trazabilidad de AceroDocs

Para acceder a la información proporcionada gracias a la trazabilidad, en AceroDocs es posible tener dos tipos de vista:

• Vista resumida. Se trata de la información básica sobre las visualizaciones, el acceso de los usuarios, las extracciones, el acceso de personas anónimas y la impresión de los documentos.
• Vista ampliada. La información acerca del documento enviado es más detallada, pues nos permite conocer el número de visualizaciones, la extracción de los documentos, el acceso, las impresiones, el sistema operativo que se ha utilizado y el intento de acciones no autorizadas. Esta información se puede exportar a Excel.

Este artículo es una descripción de la trazabilidad de AceroDocs, aunque si tenemos que elegir una sola manera de resumir todas sus acciones, diríamos que su importancia radica, sobre todo, en la posibilidad que nos otorga de tomar decisiones precisas, inteligentes y acertadas.

La trazabilidad en la protección de datos aporta información valiosa que no solo nos permite saber quién, cómo y de qué manera se están utilizando nuestros documentos, sino que también ofrece la posibilidad de actuar de la manera más adecuada en base a ello gracias al feedback automático que da de los receptores.

La fecha y hora de la acción, las acciones realizadas, la plataforma utilizada (aplicación de escritorio, plataforma web, aplicación móvil), el sistema operativo empleado y el navegador utilizado pueden ser armas muy poderosas para garantizar la seguridad en nuestro espacio de trabajo.

Conoce el Qué, Cuándo, Dónde y el Porqué de las acciones sobre tus documentos

Llegados a este punto, permitidnos decir que la trazabilidad es, hasta el momento, la mejor forma de conocer la respuesta a los interrogantes que les mencionábamos en el título de este apartado. ¿Qué hacen nuestros receptores sobre los documentos enviados?, ¿cuándo lo hacen?, ¿por qué lo hacen? Sin duda, la trazabilidad es el medio más idóneo para garantizar, a la vez, la resolución de dos preocupaciones presentes en los despachos de abogados: cumplir con el RGPD y conocer el destino y las acciones que se realizan sobre sus documentos.

En definitiva, la trazabilidad nos otorga poder y control sobre nuestra información. Y no solo eso, sino que, en base a lo establecido en el RGPD de la UE, refuerza la protección y la integridad de los datos de todos los ciudadanos. Nuestro equipo lo ha hecho posible, por eso hemos querido compartir con vosotros el lanzamiento de nuestro servicio. Si tenéis alguna duda, no dudéis en ponerse en contacto con nosotros. Nos preocupa vuestra seguridad.

¡Protege la integridad de los datos personales y garantiza la trazabilidad con AceroDocs!