Acompáñanos y descubre las técnicas de seguridad necesarias para que tu sistema de gestión documental sea 100% eficaz.

Elegir un sistema de gestión documental no es una decisión que deba tomarse a la ligera. Debemos tener en cuenta varios requisitos, como el precio, su capacidad, las funcionalidades y otras acciones. Pero hay un factor que nunca debemos perder de vista: la seguridad. ¿Cómo debe ser nuestro sistema de gestión documental? ¿Ya tienes uno pero te gustaría dotarlo de seguridad? ¿Estás destruyendo los documentos bajo los condicionantes del RGPD? ¿Conoces las responsabilidades de su tratamiento?

Acompáñanos y descubre las técnicas de seguridad necesarias para que tu sistema de gestión documental sea 100% eficaz.

9 técnicas para la protección de archivos

Contar con un sistema de gestión documental es por sí sola una gran estrategia a la hora de llevar a cabo la transformación digital de cualquier negocio: aporta agilidad, facilita la búsqueda de información, permite ahorrar tiempo y costes, aumenta la productividad de cualquier empresa, aumenta el espacio en la oficina y permite mantener todos los datos organizados en un único sitio.

Sin embargo, para garantizar que se trata de un sistema de gestión documental 100% eficaz, debe contar con algunas medidas y técnicas de seguridad.

1. Disponibilidad para ser utilizado por diferentes dispositivos y sistemas operativos (Windows, Web, iOS, Android).
2. Utilizar tecnología IRM (Information Rights Management) para integrar la protección de archivos sensibles con la gestión de los permisos de acceso a los mismos. Por un lado, se mantiene el cifrado en todos los procesos (envíos, almacenamiento en la nube, etc.) y, por otro, es el usuario quien tiene todo el poder y el control sobre la gestión de dichos permisos.
3. Cumplir con todos los requisitos recogidos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), aplicado desde el 25 de mayo de 2018. El sistema debe contar con las medidas técnicas y organizativas que permitan a otras compañías el cumplimiento del Reglamento Europeo. De lo contrario, pueden producirse graves consecuencias tanto para el negocio y la reputación, como a la cuantía de las sanciones impuestas según su naturaleza:

• “Multas administrativas de 10.000.000 euros como máximo o una cuantía equivalente al 2% como máximo del volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero anterior”.
• “Multas administrativas de 20.000.000 euros como máximo o una cuantía equivalente al 4% como máximo del volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero anterior”.

4. Protección de archivos mediante cifrado. Los documentos viajarán encriptados y nadie no autorizado podrá acceder a ellos tanto en reposo, como en tránsito y en destino. La tecnología avanzada de AceroDocs permite que el documento viaje encriptado y protegido, allá donde vaya.

El Reglamento europeo establece la necesidad de evaluar los riesgos inherentes al tratamiento y aplicar medidas para mitigarlos, como el cifrado, con el fin de mantener la seguridad y evitar que el tratamiento de los datos infrinja lo dispuesto en la normativa. Este cifrado debe garantizar un nivel de seguridad adecuado, incluida la confidencialidad.

5. Protección de los documentos en la nube. Las AceroCarpetas son una solución eficaz para la ciberseguridad en la nube pública. Gracias al IRM de AceroDocs, se puede establecer una barrera para garantizar la seguridad en la nube. Las AceroCarpetas son instaladas y creadas de forma intuitiva por el usuario y no requieren de ninguna instalación o integración exclusiva.

Simplemente, es suficiente con arrastrar un documento y encriptarlo antes de que el contenido llegue a alojarse en la nube pública. Podrás utilizar diferentes proveedores cloud o repositorios físicos, como Dropbox, Google Drive, Amazon Cloud, USB, Microsoft One Drive, servidor u otro, pero la protección estará centralizada.

6. Protección con control remoto. Si compartes tus documentos con un tercero, podrás eliminar su acceso incluso después de haberlo enviado. Y no importa cuántas copias haya o dónde esté, porque nadie podrá abrirlo desde el momento en que tú lo decidas. El poder es tuyo. Podrás elegir la fecha de caducidad del documento.
7. Protección de documentos en cualquier formato. La aplicación de AceroDocs también te permite cifrar archivos con cualquier tipo de formato, incluidos audio y vídeo. En el caso de los documentos ofimáticos, podrás aplicar la gestión de archivos de acceso con protección remota (IRM).
8. Facilidad de uso. Aunque los archivos viajen encriptados, su acceso por parte de las personas autorizadas será muy sencillo. Ni siquiera notarán que el fichero está cifrado y podrán abrirlo fácilmente desde cualquier dispositivo. En el caso de que no tengan instalada la aplicación, podrán verlo con el navegador sin ningún problema.
9. Seguimiento de las acciones realizadas sobre los documentos. Gracias a la trazabilidad y la ciberseguridad del sistema, podrás observar todas las acciones realizadas sobre los documentos: extracción, acceso, número de visualización, impresiones, IP y ubicación geográfica desde donde se visualiza, sistema operativo utilizado, intento de acciones no autorizadas…

En definitiva, AceroDocs es una solución fiable y segura para todos los sectores. Nos adaptamos a tus necesidades y ofrecemos distintas soluciones en función de tu actividad y el sector en el que te mueves. Esta aplicación es la herramienta de seguridad y protección de documentos más avanzada e innovadora del mercado que muchas empresas están buscando.

¿Por qué AceroDocs y no otra herramienta?

Las decisiones de negocio son uno de los pasos más complejos para cualquier director, responsable o partner tecnológico. El miedo a equivocarnos es intrínseco, por eso queremos contarte algunas características que convierten a AceroDcos en la herramienta de protección más avanzada para las empresas de cualquier sector (finanzas y seguros, ingeniería y manufactura, investigación y desarrollo, legal y jurídico, RRHH y formación, bio-pharma y salud, consultoría y muchos más).

• Es una solución especializada en la industria para la seguridad de archivos en reposo, tránsito y destino.
• La herramienta permite cumplir con la normativa del Reglamento General de Protección de Daos (RGPD).
• Es una fuente de ingresos rentable y recurrente.
• Se pone en marcha fácilmente y su integración, implementación y personalización es sencilla.
• Cuenta con dedicados equipos de venta de canales.

¿Te unes a nosotros? ¿Quieres saber cómo funciona AceroDocs? Descubre todas las posibilidades de esta herramienta y hazla llegar a quienes más la necesitan desde hoy mismo.